Des signatures mail pour toute l'entreprise, gérées en un seul endroit

Posez côte à côte cinq mails de cinq collègues et vous verrez souvent cinq signatures différentes. L’une a l’ancien logo, l’autre un numéro de téléphone qui n’est plus le bon, la troisième vient d’un téléphone et ne contient que « Envoyé de mon iPhone ». Personne ne fait d’erreur : une signature se règle par logiciel de messagerie et par appareil, et personne ne suit tout cela.

Pourquoi c’est si compliqué

• Par logiciel, par appareil. Outlook sur le portable, Apple Mail à la maison, l’application Gmail sur le téléphone : chacun a son propre réglage. Une nouvelle fonction ou un nouveau logo, et tout le monde doit tout refaire.
• Une mention en bas de la conversation. Exchange peut ajouter un texte de façon centralisée avec une règle de transport, mais il se place en bas du message, sous toute la conversation citée. Après quelques échanges, la signature se retrouve au milieu d’un long fil.
• Des services qui observent. Des services spécialisés comme Exclaimer et CodeTwo règlent le problème, mais facturent par utilisateur et par mois. Beaucoup proposent aussi des statistiques sur qui ouvre le mail ou clique sur une bannière. Cela fonctionne avec des pixels de suivi et des liens de redirection dans la signature.

Comment cela fonctionne chez Binadit

L’administrateur conçoit la signature une seule fois dans le portail : un modèle de la galerie, avec votre couleur, votre logo et les lignes que vous voulez afficher. Vous pouvez aussi coller votre propre HTML ; il est nettoyé, si bien qu’il ne reste ni scripts, ni liens, ni pixels de suivi.

Chaque collaborateur a ses informations : nom, fonction, téléphone, une photo et, si vous le souhaitez, ses jours de travail. Les collaborateurs peuvent modifier eux-mêmes les champs que l’administrateur autorise, comme leur numéro de portable ou leur photo.

Le serveur de messagerie ajoute ensuite la signature à chaque mail sortant, quel que soit le logiciel utilisé : Outlook, Apple Mail, l’iPhone, l’application Gmail, Thunderbird, Northmail ou le webmail. Dans une réponse, la signature se place au-dessus de la conversation citée, là où elle doit être. Les lignes comme « Envoyé de mon iPhone » sont retirées par le serveur. Les collaborateurs n’ont rien à configurer.

Pourquoi il n’y a pas de liens

Une signature Binadit ne contient aucun lien. Site web, adresse mail et numéro de téléphone y figurent en texte simple ; la plupart des logiciels de messagerie en font eux-mêmes un lien cliquable chez le destinataire.

La raison, c’est la délivrabilité. Les filtres antispam examinent chaque adresse d’un mail, y compris celles des images. Les redirections, les liens raccourcis et les adresses d’autres domaines n’aident pas. Plus les adresses d’un mail appartiennent à l’expéditeur, mieux c’est. C’est pourquoi les images, comme le logo et une photo de profil ronde, sont hébergées sur le propre domaine du client, à l’adresse sig.votredomaine.fr. Les filtres antispam ne voient alors que votre domaine. Les images partent en PNG ou en JPEG, jamais en WebP, car tous les logiciels de messagerie ne l’affichent pas correctement.

Comme il n’y a ni liens ni pixels de suivi, nous ne savons pas qui ouvre votre mail. C’est voulu.

Les mentions de l’entreprise

Sous chaque signature, vous pouvez placer un pied de page fixe, par exemple avec le numéro d’immatriculation, le numéro de TVA et l’adresse du siège. Il reste en place même quand un collaborateur utilise sa propre signature. Aux Pays-Bas, la loi sur le registre du commerce demande aux entreprises inscrites d’indiquer leur numéro KvK sur leurs lettres, devis, factures et autres annonces. Binadit MailSig y aide : le portail vous avertit quand le numéro KvK d’une entreprise ne figure nulle part dans la signature.

Gratuit

Binadit MailSig est inclus dans chaque compte Binadit Workspace. Pas d’abonnement séparé, pas de prix par utilisateur. Le coût de Binadit Workspace figure sur la page tarifs, et la comparaison avec Exchange se trouve sous alternative à Microsoft 365.