L'obligation de conservation néerlandaise pour des archives numériques

Presque toutes les entreprises conservent aujourd’hui leurs documents sous forme numérique. Les factures arrivent en PDF, les contrats sont signés en ligne et les relevés bancaires se trouvent dans un dossier sur un serveur ou dans le cloud. C’est pratique, mais cela ne change rien à l’obligation légale de conservation. Elle s’applique toujours, et un dossier numérique se perd plus facilement qu’une armoire de classement.

Cet article porte sur l’obligation de conservation néerlandaise, la fiscale bewaarplicht. Elle concerne les entreprises imposables aux Pays-Bas ; en France, en Belgique ou en Suisse, d’autres règles et délais s’appliquent. Nous expliquons ce qu’elle couvre et comment l’organiser au quotidien. Il ne s’agit pas d’un conseil juridique. Vérifiez toujours votre situation avec votre expert-comptable.

Combien de temps conserver

La règle de base est de sept ans. Elle figure à deux endroits du droit néerlandais :

• l’article 52, paragraphe 4, de l’Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR, la loi générale sur les impôts de l’État), vis-à-vis de l’administration fiscale ;
• l’article 2:10, paragraphe 3, du Burgerlijk Wetboek (le Code civil néerlandais), pour les personnes morales comme une bv.

Les données relatives aux biens immobiliers ont un délai plus long. Selon l’article 34a de la Wet op de omzetbelasting 1968, la loi néerlandaise sur la TVA, elles se conservent neuf ans après l’année de la première utilisation du bien. Cela concerne par exemple l’achat, la rénovation ou la location de locaux professionnels, car la TVA correspondante peut encore être régularisée des années plus tard.

Ce qui fait partie des documents comptables

Les documents à conserver vont au-delà de la comptabilité elle-même. Il s’agit de toutes les pièces qui établissent vos droits et obligations et justifient vos déclarations, par exemple :

• les factures de vente et d’achat ;
• les relevés bancaires et les états de caisse ;
• les contrats, devis et confirmations de commande ;
• les documents de paie ;
• les e-mails qui font partie des documents comptables, comme un e-mail qui confirme un prix ou une commande.

Ce dernier point est souvent oublié. Un accord qui n’existe que dans la boîte mail d’une personne fait pourtant partie de vos documents.

La conservation numérique est autorisée

Vous pouvez conserver vos documents sous forme numérique, même si l’original est arrivé sur papier. La condition est que les données restent complètes, lisibles et inchangées pendant toute la durée. Lors d’un contrôle, vous devez aussi pouvoir les présenter dans un délai raisonnable. Un scan ou un PDF dans un dossier que chacun peut écraser ou supprimer est donc moins solide qu’il n’y paraît.

Où cela coince en pratique

La loi pose rarement problème. Les choses se passent mal un mardi ordinaire :

• quelqu’un range un dossier et supprime par erreur les factures d’il y a quatre ans ;
• un ordinateur portable tombe en panne, et il contenait la seule copie des contrats ;
• un ancien compte cloud est résilié parce que plus personne ne l’utilisait, et les fichiers disparaissent avec lui ;
• la boîte mail d’un ancien salarié est supprimée, avec les accords passés avec des clients.

Dans chaque cas, l’emplacement de stockage convenait, mais il manquait des règles et une protection. L’endroit où se trouve le serveur change peu de chose ici ; nous l’avons expliqué dans un serveur européen ne suffit pas.

Une liste de contrôle pratique

1. Un seul endroit. Conservez les documents à un endroit convenu, pas éparpillés entre ordinateurs portables, boîtes mail et comptes isolés.
2. Un délai par dossier. Indiquez pour chaque dossier combien de temps son contenu doit être conservé : sept ans pour la comptabilité courante, neuf ans pour les documents immobiliers.
3. Une protection contre la suppression. Faites en sorte que les documents ne disparaissent pas définitivement pendant le délai quand quelqu’un clique sur supprimer.
4. Pouvoir montrer ce qui a été conservé. Notez quels documents existent et depuis quand, pour pouvoir le montrer à votre expert-comptable ou à l’administration fiscale.
5. Exporter avant de changer. Récupérez et vérifiez tout avant de résilier un fournisseur ou avant le départ d’un salarié.

Une bonne partie de ces points se règle avec des accords clairs et une bonne sauvegarde. Le logiciel sert surtout à éviter qu’une erreur ait des conséquences.

Comment Binadit Drive aide

Dans Binadit Drive, vous pouvez activer la gestion documentaire par dossier d’équipe. Vous fixez alors un délai de conservation de 1 à 30 ans. Les fichiers peuvent encore être supprimés pendant ce délai, mais ils ne sont effacés définitivement qu’une fois le délai écoulé, après confirmation dans une liste. Une conservation légale (legal hold) bloque un dossier, un fichier ou un dossier d’équipe entier, avec un motif. Vous pouvez aussi produire un rapport de conservation signé que votre expert-comptable peut vérifier. Si vous venez de SharePoint, consultez notre page sur une alternative à SharePoint.

C’est une aide pour l’obligation de conservation, mais elle ne la reprend pas à votre place. Si vous résiliez votre abonnement, tout est supprimé, y compris les fichiers soumis à un délai de conservation. L’obligation reste celle de votre entreprise : exportez donc toujours vos documents avant de résilier. Et demandez à votre expert-comptable quels délais s’appliquent à votre entreprise.