SharePoint ou gestion documentaire simple : de quoi avez-vous besoin ?

SharePoint est une plateforme puissante. On peut y construire des intranets, des listes, des formulaires et des processus complets. Pourtant, la plupart des petites et moyennes entreprises n’en utilisent qu’une petite partie. Avant de mettre en place un nouvel environnement ou d’en réorganiser un existant, il vaut la peine de regarder honnêtement ce que vous en faites réellement.

À quoi sert SharePoint en pratique

Dans la plupart des entreprises, cela se résume à trois choses :

• Des documents partagés avec des droits. La comptabilité ne voit pas les mêmes dossiers que le service commercial.
• Des versions. Quelqu’un écrase un fichier et vous voulez revenir à la version d’hier.
• Parfois, la conservation. La comptabilité doit rester disponible pendant des années et ne doit pas disparaître par erreur.

Au fond, il s’agit d’un dossier partagé avec des règles. Rien de mal à cela, mais ce n’est pas ce pour quoi SharePoint a été conçu.

Ce que vous payez en complexité

SharePoint fonctionne avec des sites, des bibliothèques de documents, des types de contenu, des colonnes et des autorisations par site, par bibliothèque, par dossier et même par élément. Cela offre beaucoup de possibilités, mais aussi beaucoup à administrer. Au bout de quelques années, plus personne ne sait exactement qui a accès à quoi, parce qu’une exception a été créée quelque part sur un dossier isolé.

C’est pourquoi SharePoint a donné naissance à un métier à part entière : la gouvernance, les projets de migration et les consultants qui conçoivent des structures. Pour une organisation de plusieurs centaines de personnes avec un intranet, c’est un investissement raisonnable. Pour une entreprise de vingt personnes qui veut surtout partager des devis, des contrats et sa comptabilité, c’est souvent plus que nécessaire.

Un court test

Répondez à ces questions pour votre entreprise :

1. Avez-vous besoin d’un intranet, avec des actualités, un annuaire du personnel et une page d’accueil commune ?
2. Travaillez-vous avec des listes et des formulaires, par exemple pour les demandes de congé ou un registre de tickets ?
3. Utilisez-vous des processus automatisés, comme des flux Power Automate qui font circuler des validations ?
4. Plusieurs personnes modifient-elles en même temps le même document Word dans l’application de bureau ?
5. Ou s’agit-il surtout de dossiers partagés, avec des règles sur qui peut faire quoi et combien de temps les documents sont conservés ?

Si vous répondez oui aux questions 1 à 4, SharePoint est probablement le bon choix. Si vous vous retrouvez surtout dans la question 5, il vous faut une gestion documentaire, pas une plateforme.

Les fonctions qui comptent vraiment

Si vous cherchez une solution de gestion documentaire, vérifiez ces points :

• Des droits par groupe. Lecture ou écriture par équipe, plutôt que des exceptions sur des dossiers isolés.
• L’historique des versions. Restaurer une version antérieure sans appeler l’administrateur.
• Les durées de conservation et le gel juridique. Des fichiers qui ne peuvent pas être supprimés définitivement avant la fin de la durée, et un moyen de tout figer en cas de litige. Pour en savoir plus, lisez l’obligation de conservation pour votre comptabilité.
• L’activité par fichier. Qui l’a créé, modifié, déplacé ou partagé.
• Les invités externes. Un expert-comptable ou un avocat qui accède à un seul dossier pendant une durée limitée.
• Le courriel classé avec le dossier. Enregistrer un courriel important à côté des documents qu’il concerne.
• L’extraction. Verrouiller un fichier pendant que vous travaillez dessus.
• Les métadonnées. Des champs comme le client, le numéro de dossier ou le statut.
• Les validations. Un document ne devient définitif qu’après l’accord d’une deuxième personne.

Toutes les entreprises n’ont pas besoin de tout cela. Notez ce qui est indispensable pour vous, puis seulement ensuite comparez les produits.

Ce que SharePoint fait bien

Restez juste dans la comparaison. SharePoint excelle pour les intranets, les listes et l’intégration avec Power Automate. La co-édition de documents Office dans les applications de bureau fonctionne bien aussi. Si votre entreprise repose sur ces usages, changer est une étape importante à bien peser.

La place de Binadit Drive

Binadit Drive propose des dossiers d’équipe avec des droits de lecture ou d’écriture par personne ou par groupe, des versions et une corbeille. Vous pouvez activer la gestion documentaire par dossier d’équipe. Vous obtenez alors des durées de conservation de 1 à 30 ans, un gel juridique sur un dossier, un fichier ou un dossier d’équipe entier avec un motif, un rapport de conservation signé que votre expert-comptable peut vérifier, l’activité par fichier et des invités externes qui se connectent avec un code reçu par courriel, pour un seul dossier d’équipe et jusqu’à une date de fin. Depuis le webmail, vous enregistrez un courriel au format .eml dans le dossier.

Ce qui n’existe pas encore : l’extraction, les numéros de version avec commentaires, les champs de métadonnées et les validations. Ces fonctions sont en cours de développement. Si vous en avez besoin dès aujourd’hui, c’est une raison d’attendre ou de garder SharePoint.

La page alternative à SharePoint explique à quoi ressemble un changement, et la page Drive présente toutes les fonctions. Pour comparer d’autres outils, consultez les alternatives européennes.