Boîtes partagées, délégués et salles de réunion comme dans Exchange

La question qui revient le plus souvent quand on quitte Microsoft 365 ne porte ni sur le stockage ni sur le prix. Elle porte sur les habitudes : « Mon assistante pourra-t-elle encore envoyer des mails de ma part ? » Dans Exchange, cela va de soi. Dans Binadit Workspace aussi.

Quatre choses que vous connaissez d’Exchange

• Boîtes partagées. info@, ventes@, factures@. Les collègues qui y ont accès voient la boîte dans le webmail, dans Northmail et dans tout autre logiciel de messagerie, et envoient avec cette adresse. Personne n’a besoin de s’y connecter.
• Délégués. Donnez à un collègue l’accès à votre boîte, en lecture seule ou complet. Avec un accès complet, il peut envoyer de votre part : le destinataire voit « Anna de la part de Ronald », comme dans Outlook. Si quelqu’un doit envoyer en votre nom, sans « de la part de », vous l’activez séparément.
• Agendas partagés. Montrez quand vous êtes occupé, ou donnez à un collègue des droits de lecture ou d’écriture pour qu’une assistante gère vos rendez-vous.
• Listes de diffusion et salles de réunion. team@ envoie une copie à toute l’équipe. Vous invitez une salle de réunion ou un projecteur comme participant : s’il est libre, il accepte en moins d’une minute, s’il est occupé, il refuse.

Vous le configurez dans le portail, ou les utilisateurs le font eux-mêmes dans le webmail sous « Délégués » et « Partager l’agenda ».

Personne n’envoie de mail en votre nom

Un point que beaucoup de fournisseurs négligent : l’expéditeur que voit le destinataire est écrit dans le message lui-même. Un serveur qui vérifie seulement qui se connecte laisse n’importe qui mettre n’importe quelle adresse dans ce champ. Sur un serveur partagé, un utilisateur peut alors envoyer en se faisant passer pour un collègue, voire pour un autre client.

Notre serveur de messagerie vérifie chaque message sortant. L’adresse d’expéditeur doit être la vôtre, celle d’une boîte partagée à laquelle vous avez accès, ou vous devez avoir reçu une autorisation. Sinon, le message ne part pas. Si quelqu’un vous retire l’accès, votre autorisation prend fin en moins d’une minute.

Changer sans rien perdre

Avant le déménagement, notez qui a accès à quelle boîte et qui envoie de la part de qui. Cette liste est reprise telle quelle. Pour l’ordre du déménagement, lisez notre article sur le départ de Microsoft 365, et la comparaison se trouve sur la page alternative à Microsoft 365.