E-Mail-Signaturen für das ganze Unternehmen, zentral verwaltet

Legen Sie fünf Mails von fünf Kollegen nebeneinander, und Sie sehen oft fünf verschiedene Signaturen. Die eine hat das alte Logo, die andere eine Telefonnummer, die nicht mehr stimmt, die dritte kommt vom Handy und enthält nur „Von meinem iPhone gesendet“. Niemand macht etwas falsch: Eine Signatur richtet man pro Mailprogramm und pro Gerät ein, und das hält niemand nach.

Warum das so schwierig ist

• Pro Programm, pro Gerät. Outlook auf dem Laptop, Apple Mail zu Hause, die Gmail-App auf dem Handy: Jedes hat eine eigene Einstellung. Eine neue Funktion oder ein neues Logo bedeutet, dass alle alles neu einrichten müssen.
• Ein Disclaimer unten im Verlauf. Exchange kann mit einer Transportregel zentral einen Text anfügen, aber der steht unten in der Nachricht, unter dem gesamten zitierten Verlauf. Nach ein paar Antworten landet die Signatur irgendwo in der Mitte eines langen Verlaufs.
• Dienste, die mitlesen. Spezialisierte Dienste wie Exclaimer und CodeTwo lösen das, berechnen aber pro Nutzer und Monat. Oft bieten sie auch Statistiken darüber, wer die Mail öffnet oder auf ein Banner klickt. Das funktioniert mit Tracking-Pixeln und umgeleiteten Links in der Signatur.

So funktioniert es bei Binadit

Die Administration gestaltet die Signatur einmal im Portal: ein Entwurf aus der Galerie, mit eigener Farbe, eigenem Logo und den Zeilen, die Sie zeigen möchten. Eigenes HTML lässt sich auch einfügen; es wird bereinigt, sodass keine Skripte, Links oder Tracking-Pixel übrig bleiben.

Zu jedem Mitarbeiter gehören die Angaben: Name, Funktion, Telefon, ein Foto und auf Wunsch Arbeitstage. Mitarbeiter können die Felder selbst ändern, die die Administration freigibt, etwa die Mobilnummer oder das Foto.

Danach setzt der Mailserver die Signatur in jede ausgehende Mail, egal aus welchem Programm: Outlook, Apple Mail, iPhone, Gmail-App, Thunderbird, Northmail oder Webmail. Bei einer Antwort steht die Signatur über dem zitierten Verlauf, wo sie hingehört. Zeilen wie „Von meinem iPhone gesendet“ entfernt der Server. Mitarbeiter müssen nichts einrichten.

Warum keine Links darin stehen

Eine Signatur bei Binadit enthält keine Links. Website, E-Mail-Adresse und Telefonnummer stehen als normaler Text darin; die meisten Mailprogramme machen beim Empfänger selbst einen anklickbaren Link daraus.

Der Grund ist die Zustellung. Spamfilter prüfen jede Adresse in einer Mail, auch die Adressen von Bildern. Umleitungen, gekürzte Links und Adressen fremder Domains helfen dabei nicht. Je mehr die Adressen in einer Mail zum Absender gehören, desto besser. Deshalb liegen auch die Bilder, etwa das Logo und ein rundes Profilfoto, auf der eigenen Domain des Kunden, unter sig.ihredomain.de. Spamfilter sehen dann nur Ihre Domain. Bilder gehen als PNG oder JPEG hinaus, nie als WebP, weil nicht jedes Mailprogramm das richtig anzeigt.

Weil keine Links und keine Tracking-Pixel darin stehen, wissen wir nicht, wer Ihre Mail öffnet. Das ist Absicht.

Pflichtangaben im Fuß

Unter jede Signatur können Sie einen festen Fußtext setzen, zum Beispiel mit Handelsregisternummer, USt-IdNr. und Geschäftsadresse. Er bleibt auch dann darunter, wenn ein Mitarbeiter eine eigene Signatur verwendet. In den Niederlanden verlangt das Handelsregistergesetz, dass eingetragene Unternehmen ihre KvK-Nummer auf ausgehenden Briefen, Angeboten, Rechnungen und anderen Mitteilungen angeben. Binadit MailSig hilft dabei: Das Portal warnt, wenn die KvK-Nummer eines Unternehmens nirgends in der Signatur steht.

Kostenlos

Binadit MailSig ist in jedem Binadit Workspace-Konto enthalten. Es gibt kein eigenes Abonnement und keinen Preis pro Nutzer. Was Binadit Workspace kostet, steht auf der Seite Preise, und der Vergleich mit Exchange unter Alternative zu Microsoft 365.