E-mailhandtekeningen voor het hele bedrijf, centraal geregeld

Leg vijf mails van vijf collega’s naast elkaar en je ziet vaak vijf verschillende handtekeningen. De een heeft het oude logo, de ander een telefoonnummer dat niet meer klopt, de derde mailt vanaf zijn telefoon en heeft alleen “Verstuurd vanaf mijn iPhone”. Niemand doet iets verkeerd: een handtekening stel je per mailprogramma en per apparaat in, en dat houdt niemand bij.

Waarom het zo lastig is

• Per programma, per apparaat. Outlook op de laptop, Apple Mail thuis, de Gmail-app op de telefoon: elk heeft een eigen instelling. Een nieuwe functie of een nieuw logo betekent dat iedereen alles opnieuw moet doen.
• Een disclaimer onderaan het gesprek. Exchange kan centraal een tekst toevoegen met een transportregel, maar die komt onderaan het bericht, onder het hele geciteerde gesprek. Na een paar keer heen en weer staat de handtekening ergens halverwege een lange draad.
• Diensten die meekijken. Gespecialiseerde diensten zoals Exclaimer en CodeTwo lossen dat op, maar rekenen per gebruiker per maand. Vaak bieden ze ook statistieken over wie de mail opent of op een banner klikt. Dat werkt met volgpixels en omleidende links in de handtekening.

Hoe het bij Binadit werkt

De beheerder ontwerpt de handtekening één keer in het portaal: een ontwerp uit de galerij, met eigen kleur, logo en de regels die je wilt tonen. Eigen HTML plakken kan ook; die wordt schoongemaakt, zodat er geen scripts, links of volgpixels in achterblijven.

Bij elke medewerker staan de gegevens: naam, functie, telefoon, een foto en eventueel werkdagen. Medewerkers kunnen zelf de velden aanpassen die de beheerder vrijgeeft, bijvoorbeeld hun mobiele nummer of hun foto.

Daarna zet de mailserver de handtekening in elke uitgaande mail, uit welk programma die ook komt: Outlook, Apple Mail, de iPhone, de Gmail-app, Thunderbird, Northmail of de webmail. Bij een antwoord komt de handtekening boven het geciteerde gesprek, waar hij hoort. Regels als “Verstuurd vanaf mijn iPhone” haalt de server weg. Medewerkers hoeven niets in te stellen.

Waarom er geen links in staan

Een handtekening bij Binadit bevat geen links. Website, e-mailadres en telefoonnummer staan er als gewone tekst in; de meeste mailprogramma’s maken daar bij de ontvanger zelf een aanklikbare link van.

De reden is de bezorging. Spamfilters kijken naar elk adres in een mail, ook naar de adressen van afbeeldingen. Omleidingen, verkorte links en adressen van andere domeinen helpen daarbij niet. Hoe meer de adressen in een mail bij de afzender horen, hoe beter. Daarom staan ook de afbeeldingen, zoals het logo en een ronde profielfoto, op het eigen domein van de klant, op sig.jouwdomein.nl. Spamfilters zien dan alleen jouw domein. Afbeeldingen gaan als PNG of JPEG de deur uit, nooit als WebP, omdat niet elk mailprogramma dat goed toont.

Omdat er geen links en geen volgpixels in staan, weten wij niet wie je mail opent. Dat is de bedoeling.

Het kvk-nummer

Onder elke handtekening kan een vaste voettekst staan, bijvoorbeeld met kvk-nummer, btw-nummer en vestigingsadres. Die blijft er ook onder als een medewerker een eigen handtekening gebruikt. De Handelsregisterwet vraagt dat ingeschreven ondernemingen hun kvk-nummer vermelden op uitgaande brieven, offertes, facturen en andere aankondigingen. Binadit MailSig helpt daarbij: het portaal waarschuwt als het kvk-nummer van een bedrijf nergens in de handtekening staat.

Gratis

Binadit MailSig is inbegrepen bij elk Binadit Workspace-account. Er is geen apart abonnement en geen prijs per gebruiker. Wat Binadit Workspace kost, lees je op de pagina prijzen, en de vergelijking met Exchange staat bij alternatief voor Microsoft 365.