Firmas de correo para toda la empresa, gestionadas en un solo lugar

Ponga uno al lado de otro cinco correos de cinco compañeros y a menudo verá cinco firmas distintas. Una tiene el logotipo antiguo, otra un teléfono que ya no es correcto, la tercera viene de un móvil y solo dice “Enviado desde mi iPhone”. Nadie hace nada mal: la firma se configura por programa de correo y por dispositivo, y nadie lleva la cuenta.

Por qué es tan complicado

• Por programa, por dispositivo. Outlook en el portátil, Apple Mail en casa, la app de Gmail en el móvil: cada uno tiene su propia configuración. Un cargo nuevo o un logotipo nuevo obliga a todos a rehacerlo todo.
• Un aviso legal al final de la conversación. Exchange puede añadir un texto de forma central con una regla de transporte, pero va al final del mensaje, debajo de toda la conversación citada. Tras unas cuantas respuestas, la firma acaba en medio de un hilo largo.
• Servicios que observan. Servicios especializados como Exclaimer y CodeTwo lo resuelven, pero cobran por usuario y mes. Muchos ofrecen además estadísticas sobre quién abre el correo o hace clic en un banner. Eso funciona con píxeles de seguimiento y enlaces de redirección en la firma.

Cómo funciona en Binadit

El administrador diseña la firma una sola vez en el portal: un diseño de la galería, con su propio color, su logotipo y las líneas que quiera mostrar. También puede pegar su propio HTML; se limpia, de modo que no quedan scripts, enlaces ni píxeles de seguimiento.

Cada empleado tiene sus datos: nombre, cargo, teléfono, una foto y, si lo desea, sus días de trabajo. Los empleados pueden cambiar ellos mismos los campos que el administrador permita, como su número de móvil o su foto.

Después, el servidor de correo añade la firma a cada mensaje saliente, venga del programa que venga: Outlook, Apple Mail, el iPhone, la app de Gmail, Thunderbird, Northmail o el webmail. En una respuesta, la firma va encima de la conversación citada, donde corresponde. Líneas como “Enviado desde mi iPhone” las quita el servidor. Los empleados no tienen que configurar nada.

Por qué no lleva enlaces

Una firma de Binadit no contiene enlaces. Web, dirección de correo y teléfono aparecen como texto normal; la mayoría de los programas de correo los convierten ellos mismos en enlaces en el lado del destinatario.

El motivo es la entrega. Los filtros de spam revisan cada dirección de un correo, también las de las imágenes. Las redirecciones, los enlaces acortados y las direcciones de otros dominios no ayudan. Cuanto más pertenezcan al remitente las direcciones de un correo, mejor. Por eso las imágenes, como el logotipo y una foto de perfil redonda, se alojan en el propio dominio del cliente, en sig.sudominio.es. Así los filtros de spam solo ven su dominio. Las imágenes salen en PNG o JPEG, nunca en WebP, porque no todos los programas de correo lo muestran bien.

Como no hay enlaces ni píxeles de seguimiento, no sabemos quién abre su correo. Esa es la idea.

Los datos de la empresa

Debajo de cada firma puede ir un pie fijo, por ejemplo con el número de registro mercantil, el NIF y la dirección social. Se mantiene incluso cuando un empleado usa su propia firma. En los Países Bajos, la ley del registro mercantil pide a las empresas inscritas que indiquen su número KvK en sus cartas, presupuestos, facturas y otras comunicaciones. Binadit MailSig ayuda con ello: el portal avisa cuando el número KvK de una empresa no aparece en ninguna parte de la firma.

Gratis

Binadit MailSig está incluido en cada cuenta de Binadit Workspace. No hay suscripción aparte ni precio por usuario. Lo que cuesta Binadit Workspace está en la página de precios, y la comparación con Exchange en alternativa a Microsoft 365.