Buzones compartidos, delegados y salas como en Exchange

La pregunta que más se repite al dejar Microsoft 365 no trata del almacenamiento ni del precio. Trata de costumbres: «¿Podrá mi asistente seguir enviando correos en mi nombre?» En Exchange es lo normal. En Binadit Workspace también.

Cuatro cosas que conoces de Exchange

• Buzones compartidos. info@, ventas@, facturas@. Los compañeros con acceso ven el buzón en el webmail, en Northmail y en cualquier otro programa de correo, y envían con esa dirección. Nadie tiene que iniciar sesión en él.
• Delegados. Da a un compañero acceso a tu buzón, solo lectura o completo. Con acceso completo puede enviar en tu nombre: el destinatario ve «Anna en nombre de Ronald», igual que en Outlook. Si alguien debe enviar como tú, sin «en nombre de», lo activas por separado.
• Calendarios compartidos. Muestra cuándo estás ocupado, o da a un compañero permisos de lectura o escritura para que una asistente lleve tus citas.
• Listas de distribución y salas de reuniones. team@ envía una copia a todo el equipo. Invitas a una sala de reuniones o a un proyector como participante: si está libre, acepta en menos de un minuto; si está ocupado, rechaza.

Lo configuras en el portal, o los usuarios lo hacen ellos mismos en el webmail en «Delegados» y «Compartir calendario».

Nadie envía correo en tu nombre

Algo que muchos proveedores pasan por alto: el remitente que ve el destinatario está escrito en el propio mensaje. Un servidor que solo comprueba quién inicia sesión deja que cualquiera ponga cualquier dirección en ese campo. En un servidor compartido, un usuario podría enviar como un compañero, o incluso como otro cliente.

Nuestro servidor de correo comprueba cada mensaje saliente. La dirección del remitente tiene que ser tuya, de un buzón compartido al que tienes acceso, o necesitas una autorización. Si no, el mensaje no sale. Si alguien te retira el acceso, tu autorización termina en menos de un minuto.

Cambiar sin perder nada

Antes de la mudanza, anota quién tiene acceso a qué buzón y quién envía en nombre de quién. Esa lista se traslada tal cual. Sobre el orden de la mudanza, lee nuestro artículo sobre dejar Microsoft 365, y la comparación está en la página alternativa a Microsoft 365.