Gedeelde mailboxen, gemachtigden en vergaderzalen zoals in Exchange
Een assistent die namens de directeur mailt, een gedeelde info@ en een vergaderzaal die zichzelf boekt: zo werkt dat in Binadit Workspace.
De vraag die bij een overstap van Microsoft 365 het vaakst komt, gaat niet over opslag of prijs. Hij gaat over gewoontes: “Kan mijn assistent dan nog namens mij mailen?” In Exchange is dat vanzelfsprekend. In Binadit Workspace ook.
Vier dingen die je uit Exchange kent
- Gedeelde mailboxen. info@, verkoop@, facturen@. Collega’s die toegang hebben, zien de mailbox in de webmail, in Northmail en in elk ander mailprogramma, en mailen als dat adres. Er hoeft niemand op in te loggen.
- Gemachtigden. Geef een collega toegang tot jouw mailbox, alleen lezen of volledig. Met volledige toegang kan hij namens jou mailen: de ontvanger ziet “Anna namens Ronald”, net als in Outlook. Wil je dat iemand als jou mailt, zonder “namens”, dan zet je dat apart aan.
- Gedeelde agenda’s. Laat zien wanneer je bezet bent, of geef een collega lees- of schrijfrechten, zodat een assistent je afspraken bijhoudt.
- Verzendlijsten en vergaderzalen. team@ stuurt een kopie naar iedereen in het team. Een vergaderzaal of een beamer nodig je uit als deelnemer: is hij vrij, dan accepteert hij binnen een minuut, is hij bezet, dan weigert hij.
Je regelt het in het portaal, of de gebruiker doet het zelf in de webmail onder “Gemachtigden” en “Agenda delen”.
Niemand mailt onder jouw naam
Een punt dat bij veel mailaanbieders over het hoofd wordt gezien: de afzender die de ontvanger ziet, staat in de mail zelf. Een server die alleen controleert wie er inlogt, laat iedereen elk adres in dat veld zetten. Op een gedeelde server kan een gebruiker dan mailen als een collega, of zelfs als een andere klant.
Bij ons controleert de mailserver elk bericht dat de deur uitgaat. Het afzenderadres moet van jou zijn, of van een gedeelde mailbox waar je bij mag, of je moet een machtiging hebben. Anders gaat het bericht niet weg. Trekt iemand je toegang in, dan vervalt je machtiging binnen een minuut.
Overstappen zonder iets te missen
Breng vooraf in kaart wie in welke mailbox mag en wie namens wie mailt. Die lijst zet je bij ons één op één over. Meer over de volgorde van de verhuizing lees je in ons stuk over weggaan bij Microsoft 365, en de vergelijking staat op de pagina alternatief voor Microsoft 365.