Quitter Microsoft 365 sans que votre équipe le remarque lundi

Quand une entreprise envisage de quitter Microsoft 365, elle pense d’abord à la messagerie. Pourtant, la messagerie pose rarement problème. Ce qui complique les choses, ce sont les habitudes et les connexions accumulées au fil des années. Si vous les recensez avant, vous pouvez changer sans que vos collègues soient bloqués le lundi matin.

Ce qui vous lie vraiment à Microsoft

Parcourez cette liste et notez le poids de chaque point chez vous :

• Les habitudes d’Outlook. Chacun est habitué à une liste de dossiers à gauche, un volet de lecture et un agenda dans le même programme. C’est une habitude, pas une dépendance technique. Un logiciel de messagerie avec la même disposition en absorbe l’essentiel.
• Les boîtes aux lettres partagées. info@, factures@, support@. Elles comptent, car c’est là qu’arrive le travail. Listez-les à part.
• OneDrive et SharePoint. Les fichiers se copient facilement. Le plus délicat, ce sont les droits par dossier et les liens que l’on a collés dans des mails et des documents.
• Teams. Les réunions se remplacent vite. L’historique des conversations est la partie délicate, nous y revenons plus bas.
• Excel avec de lourdes macros. C’est souvent là que se trouve la vraie logique métier, et elle ne se comporte pas toujours de la même façon dans un autre programme.
• La connexion avec Microsoft à d’autres applications. Beaucoup d’entreprises utilisent Entra ID pour se connecter à leur comptabilité, leur CRM ou leur logiciel RH. Si ce compte disparaît, plus personne n’y accède. C’est le point le plus souvent oublié.

En pratique, ce sont les deux derniers qui pèsent le plus. Le reste relève surtout de l’organisation.

Et l’EU Data Boundary ?

Avec l’EU Data Boundary, Microsoft s’est engagé à stocker et traiter les données de ses clients européens dans l’UE. C’est un vrai progrès. Mais cela ne change rien au propriétaire : Microsoft reste une entreprise américaine, soumise au Cloud Act. Les autorités américaines peuvent donc toujours exiger que Microsoft remette des données, même stockées en Europe. Pour le cadre juridique, lisez notre article sur les transferts hors de l’EEE.

Un ordre qui fonctionne

1. Faites l’inventaire. Qui a quelle boîte aux lettres, quelles boîtes partagées existent, quelles applications utilisent la connexion Microsoft, quels fichiers Excel contiennent des macros qui ne doivent pas casser.
2. Vérifiez vos licences. Regardez quand votre abonnement prend fin et s’il est mensuel ou annuel. Gardez les licences jusqu’à la fin de la migration, pour pouvoir consulter les anciennes boîtes encore quelques semaines.
3. Réglez d’abord la connexion aux autres applications. Donnez à chaque application qui passe par Entra ID son propre compte ou une autre méthode de connexion, avant de couper quoi que ce soit.
4. Décidez du sort de chaque boîte partagée. Devient-elle une boîte à part entière, un transfert, ou peut-elle disparaître ? Convenez de qui la gère.
5. Migrez les mails, agendas et contacts. Réduisez le TTL de vos enregistrements DNS quelques jours avant. Basculez l’enregistrement MX le vendredi après-midi, migrez pendant le week-end et faites connecter tout le monde au nouvel environnement le lundi.
6. Copiez les fichiers. Reprenez l’arborescence et les droits, et prévenez vos collègues que les anciens liens OneDrive ne fonctionneront plus.
7. Laissez les conversations Teams derrière vous. L’historique des conversations n’est généralement pas migré. Exportez ce que vous devez conserver et fixez une date de démarrage pour la nouvelle messagerie instantanée.

La suite Office de bureau peut rester installée si nécessaire. Word et Excel ouvrent des fichiers venant de n’importe quel stockage.

Ce que vous pouvez garder de Microsoft

Inutile de tout abandonner d’un coup. Si le service financier a un modèle Excel à macros que personne n’ose toucher, gardez une licence Office séparée pour ces quelques personnes. Microsoft fait aussi certaines choses très bien : la coédition dans Word sur ordinateur, Power BI pour les rapports et Dynamics si vos processus métier en dépendent. S’ils sont vraiment indispensables, une solution mixte convient très bien. L’objectif est que vos mails, fichiers et conversations du quotidien ne soient plus chez un fournisseur américain.

La place de Binadit

Binadit Workspace couvre le quotidien : messagerie avec agenda et contacts sur votre propre domaine, Drive, Office dans le navigateur sur des fichiers .docx et .xlsx ordinaires, Meet et la messagerie instantanée Conserio. Tout tourne sur des serveurs aux Pays-Bas, chez une entreprise néerlandaise, donc le Cloud Act ne s’applique pas. La vue d’ensemble se trouve sur la page consacrée à une alternative à Microsoft 365, et une page à part traite du remplacement de Teams.

L’application Binadit Workspace Migration transfère les mails, agendas et contacts depuis Microsoft 365, compte par compte. Elle ne déplace pas les fichiers de OneDrive et SharePoint ; nous vous aidons à les copier. Pour ceux qui tiennent à Outlook, il y a Northmail : un logiciel de messagerie gratuit, disposé comme l’Outlook classique, pour macOS, Windows, Linux, iPhone et iPad. Plus de détails sur la page alternative à Outlook. Ainsi, le lundi matin ressemble presque à d’habitude.