Die niederländische Aufbewahrungspflicht für digitale Unterlagen

Fast jedes Unternehmen bewahrt seine Unterlagen heute digital auf. Rechnungen kommen als PDF, Verträge werden online unterschrieben, Kontoauszüge liegen in einem Ordner auf dem Server oder in der Cloud. Das ist praktisch, ändert aber nichts an der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Sie gilt weiterhin vollständig, und ein digitaler Ordner geht leichter verloren als ein Aktenschrank.

Dieser Beitrag behandelt die niederländische Aufbewahrungspflicht, die fiscale bewaarplicht. Sie gilt für Unternehmen, die in den Niederlanden steuerpflichtig sind; in Deutschland, Österreich oder der Schweiz gelten eigene Regeln und Fristen. Wir erklären, was darunter fällt und wie man sie im Alltag umsetzt. Das ist keine Rechtsberatung. Klären Sie Ihre Situation immer mit Ihrem Steuerberater.

Wie lange aufbewahrt werden muss

Die Grundregel sind sieben Jahre. Sie steht an zwei Stellen im niederländischen Recht:

• Artikel 52 Absatz 4 der Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR, die niederländische Abgabenordnung), gegenüber der Steuerbehörde;
• Artikel 2:10 Absatz 3 des Burgerlijk Wetboek (des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs), für juristische Personen wie eine bv.

Für Daten zu Immobilien gilt eine längere Frist. Nach Artikel 34a der Wet op de omzetbelasting 1968, dem niederländischen Umsatzsteuergesetz, werden sie neun Jahre nach dem Jahr aufbewahrt, in dem das Gebäude erstmals genutzt wurde. Das betrifft etwa Kauf, Umbau oder Vermietung von Geschäftsräumen, weil die Umsatzsteuer darauf noch Jahre später berichtigt werden kann.

Was zu den Unterlagen gehört

Zu den Unterlagen gehört mehr als die Buchhaltung selbst. Gemeint sind alle Dokumente, aus denen Rechte und Pflichten hervorgehen und mit denen sich die Steuererklärungen belegen lassen, zum Beispiel:

• Ausgangs- und Eingangsrechnungen;
• Kontoauszüge und Kassenaufzeichnungen;
• Verträge, Angebote und Auftragsbestätigungen;
• Lohnunterlagen;
• E-Mails, die zu den Unterlagen gehören, etwa eine Mail mit einer Preisabsprache oder einem Auftrag.

Gerade der letzte Punkt wird oft vergessen. Eine Absprache, die nur in einem Postfach steht, gehört trotzdem zu den Unterlagen.

Digitale Aufbewahrung ist erlaubt

Unterlagen dürfen digital aufbewahrt werden, auch wenn das Original auf Papier kam. Voraussetzung ist, dass die Daten während der gesamten Frist vollständig, lesbar und unverändert bleiben. Bei einer Prüfung müssen sie zudem innerhalb einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können. Ein Scan oder PDF in einem Ordner, den jeder überschreiben oder löschen kann, ist deshalb schwächer, als es scheint.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Das Gesetz ist selten das Problem. Meist geht es an einem ganz normalen Dienstag schief:

• jemand räumt einen Ordner auf und löscht versehentlich die Rechnungen von vor vier Jahren;
• ein Laptop fällt aus, und darauf lag die einzige Kopie der Verträge;
• ein altes Cloud-Konto wird gekündigt, weil es niemand mehr nutzte, und die Dateien verschwinden mit;
• das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters wird gelöscht, samt Absprachen mit Kunden.

In jedem Fall war der Speicherort an sich in Ordnung, aber es fehlten Absprachen und Schutz. Wo der Server steht, spielt dabei kaum eine Rolle; darüber haben wir in ein europäischer Server reicht nicht geschrieben.

Eine praktische Checkliste

1. Ein Ort. Bewahren Sie die Unterlagen an einem vereinbarten Ort auf, nicht verteilt über Laptops, Postfächer und einzelne Konten.
2. Eine Frist pro Ordner. Legen Sie für jeden Ordner fest, wie lange der Inhalt aufbewahrt wird: sieben Jahre für die übliche Buchhaltung, neun Jahre für Unterlagen zu Immobilien.
3. Schutz vor dem Löschen. Sorgen Sie dafür, dass Dokumente innerhalb der Frist nicht endgültig verschwinden, wenn jemand auf Löschen klickt.
4. Nachweisen können, was aufbewahrt wurde. Halten Sie fest, welche Dokumente es gibt und seit wann, damit Sie es Ihrem Steuerberater oder der Steuerbehörde zeigen können.
5. Exportieren vor dem Wechsel. Holen und prüfen Sie alles, bevor Sie einen Anbieter kündigen oder ein Mitarbeiter geht.

Vieles davon lässt sich mit klaren Absprachen und einer guten Datensicherung regeln. Software hilft vor allem dabei, dass ein Versehen keine Folgen hat.

Wie Binadit Drive dabei hilft

In Binadit Drive lässt sich die Dokumentenverwaltung pro Teamordner einschalten. Sie legen dann eine Aufbewahrungsfrist von 1 bis 30 Jahren fest. Dateien können innerhalb dieser Frist noch gelöscht werden, endgültig entfernt werden sie aber erst nach Ablauf der Frist und nach Bestätigung in einer Liste. Mit einem Legal Hold wird ein Ordner, eine Datei oder ein ganzer Teamordner gesperrt, mit Angabe eines Grundes. Außerdem können Sie einen signierten Aufbewahrungsbericht erstellen, den Ihr Steuerberater prüfen kann. Wer von SharePoint kommt, findet mehr auf unserer Seite zu einer Alternative zu SharePoint.

Das hilft bei der Aufbewahrungspflicht, nimmt sie Ihnen aber nicht ab. Wenn Sie Ihr Abonnement kündigen, wird alles gelöscht, auch Dateien mit laufender Aufbewahrungsfrist. Die Pflicht bleibt bei Ihrem Unternehmen, exportieren Sie Ihre Unterlagen also immer vor der Kündigung. Und fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Fristen für Ihr Unternehmen gelten.