SharePoint oder einfache Dokumentenverwaltung: was brauchen Sie?

SharePoint ist eine leistungsfähige Plattform. Damit lassen sich Intranets, Listen, Formulare und ganze Arbeitsabläufe aufbauen. Trotzdem nutzen die meisten kleinen und mittleren Unternehmen nur einen kleinen Teil davon. Bevor Sie eine neue Umgebung einrichten oder eine bestehende neu aufsetzen, lohnt sich ein ehrlicher Blick darauf, wofür Sie SharePoint tatsächlich verwenden.

Wofür SharePoint in der Praxis genutzt wird

In den meisten Unternehmen läuft es auf drei Dinge hinaus:

• Gemeinsame Dokumente mit Rechten. Die Buchhaltung sieht andere Ordner als der Vertrieb.
• Versionen. Jemand überschreibt eine Datei, und Sie möchten zurück zum Stand von gestern.
• Manchmal Aufbewahrung. Die Buchhaltungsunterlagen müssen jahrelang erhalten bleiben und dürfen nicht versehentlich verschwinden.

Im Kern ist das ein gemeinsamer Ordner mit Regeln. Daran ist nichts falsch, aber es ist etwas anderes als das, wofür SharePoint entworfen wurde.

Was Sie an Komplexität bezahlen

SharePoint arbeitet mit Websites, Dokumentbibliotheken, Inhaltstypen, Spalten und Berechtigungen pro Website, pro Bibliothek, pro Ordner und sogar pro Element. Das bietet viele Möglichkeiten, aber auch viel Verwaltungsaufwand. Nach ein paar Jahren weiß oft niemand mehr genau, wer worauf zugreifen kann, weil irgendwo eine Ausnahme für einen einzelnen Ordner angelegt wurde.

Deshalb ist rund um SharePoint ein eigenes Fachgebiet entstanden: Governance, Migrationsprojekte und Berater, die Strukturen entwerfen. Für eine Organisation mit Hunderten von Mitarbeitenden und einem Intranet ist das eine vernünftige Investition. Für ein Unternehmen mit zwanzig Personen, das vor allem Angebote, Verträge und die Buchhaltung teilen will, ist es oft mehr als nötig.

Ein kurzer Selbsttest

Beantworten Sie diese Fragen für Ihr eigenes Unternehmen:

1. Brauchen Sie ein Intranet mit Neuigkeiten, Mitarbeiterverzeichnis und einer Startseite für alle?
2. Arbeiten Sie mit Listen und Formularen, etwa für Urlaubsanträge oder ein Ticketregister?
3. Laufen automatisierte Abläufe, zum Beispiel Power-Automate-Flows, die Genehmigungen verschicken?
4. Bearbeiten mehrere Personen gleichzeitig dasselbe Word-Dokument in der Desktop-App?
5. Oder geht es vor allem um gemeinsame Ordner, mit Regeln dazu, wer was darf und wie lange etwas aufbewahrt wird?

Wenn Sie die Fragen 1 bis 4 mit Ja beantworten, ist SharePoint wahrscheinlich die richtige Wahl. Landen Sie vor allem bei Frage 5, brauchen Sie eine Dokumentenverwaltung und keine Plattform.

Welche Funktionen wirklich zählen

Wer eine Dokumentenverwaltung sucht, sollte auf diese Punkte achten:

• Rechte pro Gruppe. Lesen oder Schreiben pro Team statt Ausnahmen für einzelne Ordner.
• Versionsverlauf. Frühere Versionen wiederherstellen, ohne den Administrator anzurufen.
• Aufbewahrungsfristen und Legal Hold. Dateien, die vor Ablauf der Frist nicht endgültig gelöscht werden können, und eine Möglichkeit, bei einem Rechtsstreit alles einzufrieren. Mehr dazu in der Aufbewahrungspflicht für Ihre Buchhaltung.
• Aktivität pro Datei. Wer hat sie erstellt, geändert, verschoben oder geteilt.
• Gäste von außen. Eine Steuerberaterin oder ein Anwalt, der für begrenzte Zeit auf einen Ordner zugreifen kann.
• E-Mails beim Vorgang. Eine wichtige E-Mail neben den Dokumenten ablegen, um die es geht.
• Auschecken. Eine Datei sperren, während Sie daran arbeiten.
• Metadaten. Felder wie Kunde, Aktenzeichen oder Status.
• Freigaben. Ein Dokument wird erst nach Zustimmung einer zweiten Person endgültig.

Nicht jedes Unternehmen braucht alle diese Funktionen. Notieren Sie, was für Sie unverzichtbar ist, und vergleichen Sie erst danach Produkte.

Was SharePoint gut kann

Bleiben Sie beim Vergleich fair. SharePoint ist stark bei Intranets, bei Listen und bei der Verbindung mit Power Automate. Auch das gemeinsame Bearbeiten von Office-Dokumenten in den Desktop-Apps funktioniert gut. Wenn Ihr Unternehmen darauf aufbaut, ist ein Wechsel ein großer Schritt, den Sie sorgfältig abwägen sollten.

Wo Binadit Drive passt

Binadit Drive hat Teamordner mit Lese- oder Schreibrechten pro Person oder pro Gruppe, Versionen und einen Papierkorb. Pro Teamordner können Sie die Dokumentenverwaltung einschalten. Dann erhalten Sie Aufbewahrungsfristen von 1 bis 30 Jahren, Legal Hold auf einen Ordner, eine Datei oder einen ganzen Teamordner mit Begründung, einen signierten Aufbewahrungsbericht, den Ihre Steuerberatung prüfen kann, Aktivität pro Datei und Gäste von außen, die sich mit einem Code per E-Mail für einen Teamordner und bis zu einem Enddatum anmelden. Aus dem Webmail speichern Sie eine E-Mail als .eml beim Vorgang.

Was es noch nicht gibt: Auschecken, Versionsnummern mit Kommentaren, Metadatenfelder und Freigaben. Daran wird gearbeitet. Wenn Sie diese Funktionen heute schon brauchen, ist das ein Grund, noch zu warten oder bei SharePoint zu bleiben.

Auf der Seite SharePoint-Alternative lesen Sie, wie ein Wechsel abläuft, und auf der Drive-Seite finden Sie alle Funktionen. Wenn Sie auch andere Bereiche vergleichen möchten, sehen Sie sich die europäischen Alternativen an.