Wechsel von Google Workspace zu einer europäischen Alternative

Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist Google Workspace zum Standard geworden. Gmail mit eigener Domain, gemeinsame Kalender, Drive und Docs in einem Abonnement. Trotzdem fragen sich immer mehr Unternehmen, ob das so bleiben soll. Dieser Artikel zeigt, wie Sie zu einer europäischen Alternative wechseln, ohne dass Ihr Team eine Woche lang stillsteht.

Warum Unternehmen sich umsehen

Zuerst, was Google gut macht. Gemeinsam und gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten, funktioniert in Google Docs reibungslos, der Spamfilter von Gmail ist stark und der Dienst ist zuverlässig. Wer wechselt, möchte dieses Niveau auch beim neuen Anbieter finden.

Die Gründe, sich trotzdem umzusehen, sind meist diese drei:

• Ein US-Unternehmen. Google unterliegt US-Recht, darunter dem Cloud Act. Dieses Gesetz kann Google verpflichten, Daten herauszugeben, auch wenn sie in einem europäischen Rechenzentrum liegen. Mehr dazu lesen Sie unter personenbezogene Daten außerhalb des EWR.
• Preis pro Nutzer. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kostet eine volle Lizenz, auch wer nur gelegentlich E-Mails liest.
• Abhängigkeit. E-Mail, Dateien und die Anmeldung bei anderen Tools hängen an einem einzigen Anbieter. Warum das ein Risiko ist, steht in weniger abhängig von US-Technologie.

Der Fahrplan

1. Bestandsaufnahme machen. Erfassen Sie alle Konten, Aliasse und Gruppen (etwa info@ oder rechnungen@), alle geteilten Ablagen und wer darauf Zugriff hat. Vergessen Sie nicht die Konten ehemaliger Mitarbeitender, die noch aufbewahrt werden.
2. Apps finden, die sich über Google anmelden. Viele Tools nutzen „Über Google anmelden“: Buchhaltung, CRM, Projektsoftware. In der Google-Admin-Konsole sehen Sie, welche Apps Zugriff haben. Richten Sie für jede davon eine normale Anmeldung mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse ein, bevor Sie Google kündigen.
3. Den neuen Anbieter wählen. Achten Sie darauf, wo die Server stehen, wem das Unternehmen gehört, ob Ihr Mailprogramm über Standards wie IMAP und CalDAV weiter funktioniert und wie die Migration geregelt ist.
4. Den DNS-Wechsel planen. Senken Sie einige Tage vorher die TTL Ihrer MX-Einträge, damit die Umstellung schnell greift. Wählen Sie einen ruhigen Zeitpunkt, etwa Freitagnachmittag, und passen Sie auch SPF, DKIM und DMARC an.
5. E-Mail, Kalender und Kontakte umziehen. Gehen Sie Konto für Konto vor. Erst eine große Kopie, nach dem MX-Wechsel eine letzte Runde für die E-Mails, die zwischendurch eingegangen sind.
6. Die Dateien umziehen. Kopieren Sie den Inhalt von „Meine Ablage“ und den geteilten Ablagen. Google Docs, Sheets und Slides sind keine gewöhnlichen Dateien: Exportieren Sie sie als Word, Excel und PowerPoint. Prüfen Sie danach Dokumente mit aufwendigem Layout oder Formeln.
7. Das Team informieren. Erklären Sie rechtzeitig, was sich ändert, wann, und an wen man sich mit Fragen wendet. Eine kurze Anleitung für Smartphone und Laptop erspart viele Einzelfragen.
8. Google eine Weile nur lesend behalten. Lassen Sie die alte Umgebung ein bis zwei Monate bestehen, damit man noch etwas nachschlagen kann. Kündigen Sie erst, wenn sicher alles umgezogen ist, und erstellen Sie gegebenenfalls einen letzten vollständigen Export für Ihr Archiv.

Wo es oft schiefgeht

Links auf Google Docs in alten E-Mails. In jahrelanger Korrespondenz stehen Links auf Dokumente in Google Drive. Nach der Kündigung funktionieren sie nicht mehr. Legen Sie wichtige Dokumente beim zugehörigen Kunden oder Projekt ab, damit sie auch ohne Link auffindbar sind.

Über Google anmelden in anderen Tools. Das ist der am häufigsten vergessene Schritt. Kündigen Sie Google, während sich Ihr CRM noch über Google anmeldet, kommen Sie nicht mehr hinein. Arbeiten Sie Schritt 2 deshalb vollständig ab.

Berechtigungen auf geteilten Ablagen. Beim Kopieren von Dateien wandern die Berechtigungen nicht automatisch mit. Halten Sie vorher fest, wer welchen Ordner lesen oder bearbeiten darf, und richten Sie das in der neuen Umgebung wieder ein. Das ist zugleich ein guter Anlass, alte Zugriffe aufzuräumen.

Dateien, die nur Verknüpfungen sind. In Drive stehen oft Verknüpfungen zu Dateien anderer Personen. Ein Export nimmt sie nicht immer mit. Klären Sie mit der Eigentümerin oder dem Eigentümer, ob das Original mit umzieht.

Wie Binadit Workspace das löst

Binadit Workspace umfasst E-Mail mit Kalender und Kontakten auf Ihrer eigenen Domain, Webmail, Drive, Office im Browser mit gewöhnlichen .docx-, .xlsx- und .pptx-Dateien sowie Videokonferenzen mit Meet. Alles läuft auf eigenen Servern in den Niederlanden, von einem niederländischen Unternehmen, nach europäischem Recht. Der Cloud Act gilt nicht.

Die App Binadit Workspace Migration zieht E-Mail, Kalender und Kontakte aus Google Workspace um, Konto für Konto. Dateien aus Google Drive zieht die App nicht um; beim Kopieren helfen wir Ihnen. Da E-Mail über IMAP, CalDAV und CardDAV funktioniert, kann Ihr Team das gewohnte Mailprogramm weiter verwenden.

Sie zahlen pro Postfach nach Größe, ab 2,95 € pro Monat zzgl. MwSt. und monatlich kündbar, mit einem gemeinsamen Drive-Speicher für das ganze Unternehmen. Mehr dazu auf der Seite zur Alternative zu Google Workspace oder bei den Preisen.