Dejar Google Workspace por una alternativa europea, paso a paso

Para muchas pequeñas y medianas empresas, Google Workspace se ha convertido en lo habitual. Gmail con tu propio dominio, calendarios compartidos, Drive y Docs en una sola suscripción. Aun así, cada vez más empresas se preguntan si debe seguir siendo así. Este artículo explica cómo pasar a una alternativa europea sin que tu equipo se quede parado una semana.

Por qué las empresas buscan otras opciones

Primero, lo que Google hace bien. Trabajar a la vez en un mismo documento es fluido en Google Docs, el filtro de spam de Gmail es eficaz y el servicio es fiable. Si cambias, querrás encontrar ese nivel en otro sitio.

Los motivos para buscar de todos modos suelen ser tres:

• Una empresa estadounidense. Google está sujeta a la legislación de EE. UU., incluida la Cloud Act. Esa ley puede obligar a Google a entregar datos, aunque estén en un centro de datos europeo. Puedes leer más en datos personales fuera del EEE.
• Precio por usuario. Cada empleado cuesta una licencia completa, también quien solo lee el correo de vez en cuando.
• Dependencia. El correo, los archivos y el acceso a otras herramientas dependen de un único proveedor. Por qué eso es un riesgo lo explicamos en menos dependencia de la tecnología estadounidense.

El plan

1. Haz inventario. Anota todas las cuentas, alias y grupos (como info@ o facturas@), todas las unidades compartidas y quién tiene acceso a ellas. No olvides las cuentas de antiguos empleados que aún se conservan.
2. Localiza las aplicaciones que inician sesión con Google. Muchas herramientas usan «Iniciar sesión con Google»: contabilidad, CRM, gestión de proyectos. En la consola de administración de Google ves qué aplicaciones tienen acceso. Prepara para cada una un inicio de sesión normal con tu dirección de correo profesional antes de dar de baja Google.
3. Elige el nuevo proveedor. Fíjate en dónde están los servidores, quién es el propietario, si tu programa de correo sigue funcionando mediante estándares como IMAP y CalDAV y cómo se organiza la migración.
4. Planifica el cambio de DNS. Unos días antes, reduce el TTL de tus registros MX para que el cambio se aplique rápido. Elige un momento tranquilo, por ejemplo un viernes por la tarde, y actualiza también SPF, DKIM y DMARC.
5. Traslada correo, calendarios y contactos. Hazlo cuenta por cuenta. Primero una copia completa y, tras el cambio de MX, una última pasada para el correo que haya llegado entretanto.
6. Traslada los archivos. Copia el contenido de Mi unidad y de las unidades compartidas. Los Google Docs, Sheets y Slides no son archivos normales: expórtalos como Word, Excel y PowerPoint. Después revisa los documentos con un formato complejo o con fórmulas.
7. Informa a tu equipo. Explica con antelación qué cambia, cuándo y a quién preguntar. Una guía breve para el móvil y el portátil ahorra muchas preguntas sueltas.
8. Mantén Google en solo lectura durante un tiempo. Deja el entorno antiguo uno o dos meses para que se pueda consultar algo. Da de baja el servicio solo cuando estés seguro de que todo se ha trasladado y, si quieres, haz una última exportación completa para tu archivo.

Dónde suele fallar

Enlaces a Google Docs en correos antiguos. Años de correo contienen enlaces a documentos de Google Drive. Tras la baja dejan de funcionar. Guarda los documentos importantes junto al cliente o proyecto correspondiente, para poder encontrarlos sin ese enlace.

«Iniciar sesión con Google» en otras herramientas. Es el paso que más se olvida. Si das de baja Google mientras tu CRM sigue iniciando sesión con Google, te quedas sin acceso. Por eso conviene completar el paso 2 de principio a fin.

Permisos de las unidades compartidas. Al copiar archivos, los permisos no se copian con ellos. Anota antes quién puede leer o editar cada carpeta y vuelve a configurarlo en el nuevo entorno. Es también un buen momento para limpiar accesos antiguos.

Archivos que solo son accesos directos. En Drive suele haber accesos directos a archivos de otras personas. Una exportación no siempre los incluye. Comprueba con el propietario que el original también se traslada.

Cómo lo hace Binadit Workspace

Binadit Workspace incluye correo con calendario y contactos en tu propio dominio, webmail, Drive, Office en el navegador sobre archivos .docx, .xlsx y .pptx normales, y videollamadas con Meet. Todo funciona en servidores propios en los Países Bajos, de una empresa neerlandesa, bajo el derecho europeo. La Cloud Act no se aplica.

La aplicación Binadit Workspace Migration traslada correo, calendarios y contactos desde Google Workspace, cuenta por cuenta. No traslada los archivos de Google Drive; con esos te ayudamos a copiarlos. Como el correo funciona con IMAP, CalDAV y CardDAV, tu equipo puede seguir usando el programa de correo al que está acostumbrado.

Pagas por buzón según su tamaño, desde 2,95 € al mes sin IVA y con baja mensual, con un único espacio de almacenamiento de Drive para toda la empresa. Más información en la página sobre la alternativa a Google Workspace o en los precios.