Quitter Google Workspace pour une alternative européenne

Pour beaucoup de petites et moyennes entreprises, Google Workspace est devenu la norme. Gmail sur votre propre domaine, des agendas partagés, Drive et Docs dans un seul abonnement. Pourtant, de plus en plus d’entreprises se demandent s’il faut en rester là. Cet article explique comment passer à une alternative européenne sans paralyser votre équipe pendant une semaine.

Pourquoi les entreprises regardent ailleurs

D’abord, ce que Google fait bien. Travailler à plusieurs en même temps sur un document est fluide dans Google Docs, le filtre antispam de Gmail est efficace et le service est fiable. Si vous changez, vous voudrez retrouver ce niveau ailleurs.

Les raisons de regarder malgré tout se résument en général à trois :

• Une entreprise américaine. Google est soumis au droit américain, notamment au Cloud Act. Cette loi peut obliger Google à remettre des données, même lorsqu’elles se trouvent dans un centre de données européen. Pour en savoir plus, lisez les données personnelles hors de l’EEE.
• Un prix par utilisateur. Chaque collaborateur coûte une licence complète, y compris ceux qui ne lisent leurs e-mails que de temps en temps.
• La dépendance. Les e-mails, les fichiers et la connexion à d’autres outils reposent sur un seul fournisseur. Pourquoi c’est un risque, c’est l’objet de moins dépendre des technologies américaines.

Le plan, étape par étape

1. Faites l’inventaire. Listez tous les comptes, alias et groupes (comme info@ ou factures@), tous les drives partagés et qui y a accès. N’oubliez pas les comptes d’anciens collaborateurs encore conservés.
2. Repérez les applications qui se connectent avec Google. Beaucoup d’outils utilisent « Se connecter avec Google » : comptabilité, CRM, gestion de projet. La console d’administration Google indique quelles applications ont accès. Prévoyez pour chacune une connexion classique avec votre adresse professionnelle avant de résilier Google.
3. Choisissez le nouveau fournisseur. Regardez où se trouvent les serveurs, à qui appartient l’entreprise, si votre logiciel de messagerie continue de fonctionner grâce à des standards comme IMAP et CalDAV, et comment la migration est organisée.
4. Planifiez le changement DNS. Quelques jours avant, réduisez le TTL de vos enregistrements MX pour que le changement soit pris en compte rapidement. Choisissez un moment calme, par exemple un vendredi après-midi, et mettez aussi à jour SPF, DKIM et DMARC.
5. Transférez e-mails, agendas et contacts. Procédez compte par compte. Faites d’abord une grande copie, puis un dernier passage après le changement MX pour les messages arrivés entre-temps.
6. Transférez les fichiers. Copiez le contenu de Mon Drive et des drives partagés. Les Google Docs, Sheets et Slides ne sont pas des fichiers ordinaires : exportez-les en Word, Excel et PowerPoint. Vérifiez ensuite les documents à la mise en page complexe ou contenant des formules.
7. Prévenez votre équipe. Expliquez suffisamment tôt ce qui change, quand, et à qui poser ses questions. Un court guide pour le téléphone et l’ordinateur évite beaucoup de questions individuelles.
8. Gardez Google en lecture seule pendant un temps. Laissez l’ancien environnement en place un ou deux mois pour que chacun puisse y retrouver une information. Ne résiliez qu’une fois certain que tout a été transféré, et faites éventuellement un dernier export complet pour vos archives.

Les pièges fréquents

Les liens vers Google Docs dans les anciens e-mails. Des années de correspondance contiennent des liens vers des documents dans Google Drive. Après la résiliation, ils ne fonctionnent plus. Rangez les documents importants avec le client ou le projet concerné, pour pouvoir les retrouver sans ce lien.

« Se connecter avec Google » dans d’autres outils. C’est l’étape la plus souvent oubliée. Si vous résiliez Google alors que votre CRM s’y connecte encore, vous ne pouvez plus y accéder. Menez donc l’étape 2 jusqu’au bout.

Les droits sur les drives partagés. Copier des fichiers ne copie pas les droits. Notez au préalable qui peut lire ou modifier quel dossier, et reconfigurez-le dans le nouvel environnement. C’est aussi l’occasion de faire le ménage dans les anciens accès.

Les fichiers qui ne sont que des raccourcis. Drive contient souvent des raccourcis vers des fichiers appartenant à d’autres personnes. Un export ne les inclut pas toujours. Vérifiez avec le propriétaire que l’original est bien transféré.

Comment Binadit Workspace s’y prend

Binadit Workspace réunit la messagerie avec agenda et contacts sur votre propre domaine, un webmail, Drive, Office dans le navigateur sur des fichiers .docx, .xlsx et .pptx ordinaires, et la visioconférence avec Meet. Tout fonctionne sur nos propres serveurs aux Pays-Bas, chez une entreprise néerlandaise, sous le droit européen. Le Cloud Act ne s’applique pas.

L’application Binadit Workspace Migration transfère les e-mails, agendas et contacts depuis Google Workspace, compte par compte. Elle ne transfère pas les fichiers de Google Drive ; pour ceux-ci, nous vous aidons à les copier. Comme la messagerie fonctionne avec IMAP, CalDAV et CardDAV, votre équipe peut garder le logiciel de messagerie qu’elle connaît.

Vous payez par boîte aux lettres selon sa taille, à partir de 2,95 € par mois HT, résiliable chaque mois, avec un seul espace de stockage Drive pour toute l’entreprise. Pour en savoir plus, consultez la page sur l’alternative à Google Workspace ou les tarifs.