Overstappen van Google Workspace naar een Europees alternatief

Google Workspace is voor veel kleine en middelgrote bedrijven de standaard geworden. Gmail op je eigen domein, gedeelde agenda’s, Drive en Docs in één abonnement. Steeds meer bedrijven vragen zich toch af of dat zo moet blijven. Dit artikel beschrijft hoe je overstapt naar een Europees alternatief zonder dat je team een week stilligt.

Waarom bedrijven verder kijken

Eerst wat Google goed doet. Samen tegelijk in een document werken gaat in Google Docs soepel, de spamfilter van Gmail is sterk en de dienst is betrouwbaar. Wie overstapt, moet dat niveau ergens anders terugvinden.

De redenen om toch te kijken zijn meestal drie:

• Een Amerikaans bedrijf. Google valt onder Amerikaans recht, waaronder de Cloud Act. Die wet kan Google verplichten gegevens af te geven, ook als ze in een Europees datacenter staan. Meer daarover lees je in persoonsgegevens buiten de EER.
• Prijs per gebruiker. Elke medewerker kost een volledige licentie, ook wie alleen af en toe mail leest.
• Afhankelijkheid. Mail, bestanden en de inlog van andere tools hangen aan één leverancier. Waarom dat een risico is, staat in minder afhankelijk van Amerikaanse technologie.

Het stappenplan

1. Inventariseer. Maak een lijst van alle accounts, aliassen en groepen (zoals info@ of facturen@), gedeelde drives en wie daar toegang toe heeft. Vergeet de accounts van oud-medewerkers niet die nog bewaard worden.
2. Zoek de apps die met Google inloggen. Veel tools gebruiken “Inloggen met Google”: je boekhouding, CRM, projectsoftware. In de beheerconsole van Google zie je welke apps toegang hebben. Zet voor elk een gewone login met je zakelijke mailadres klaar voordat je Google opzegt.
3. Kies de nieuwe leverancier. Let op waar de servers staan, wie de eigenaar is, of je mailprogramma via standaarden als IMAP en CalDAV blijft werken en hoe de migratie geregeld is.
4. Plan de DNS-wissel. Verlaag een paar dagen vooraf de TTL van je MX-records, zodat de wissel snel doorkomt. Kies een rustig moment, bijvoorbeeld vrijdagmiddag, en pas ook SPF, DKIM en DMARC aan.
5. Verhuis mail, agenda’s en contacten. Doe dit account voor account. Doe eerst een grote kopie, en na de MX-wissel nog een laatste ronde voor de mail die tussendoor binnenkwam.
6. Verhuis de bestanden. Kopieer de inhoud van Mijn Drive en de gedeelde drives. Google Docs, Sheets en Slides zijn geen gewone bestanden: exporteer ze als Word, Excel en PowerPoint. Controleer daarna documenten met ingewikkelde opmaak of formules.
7. Informeer je team. Vertel ruim vooraf wat er verandert, wanneer, en waar ze terechtkunnen met vragen. Een korte handleiding voor telefoon en laptop scheelt veel losse vragen.
8. Houd Google nog even alleen-lezen aan. Laat de oude omgeving een maand of twee bestaan, zodat iemand iets kan terugzoeken. Zeg pas op als je zeker weet dat alles over is, en maak eventueel een laatste volledige export voor je archief.

Waar het vaak misgaat

Links naar Google Docs in oude mails. In jaren aan mail staan links naar documenten in Google Drive. Na opzeggen werken die niet meer. Bewaar belangrijke documenten bij de bijbehorende klant of het project, zodat ze terug te vinden zijn zonder die link.

Inloggen met Google in andere tools. Dit is de meest gemiste stap. Zeg je Google op terwijl je CRM nog via Google inlogt, dan kom je er niet meer in. Loop daarom stap 2 echt helemaal af.

Rechten op gedeelde drives. Bij het kopiëren van bestanden gaan de rechten niet automatisch mee. Leg vooraf vast wie welke map mag lezen of bewerken, en zet dat in de nieuwe omgeving opnieuw goed. Dat is meteen een goed moment om oude rechten op te ruimen.

Bestanden die alleen een snelkoppeling zijn. In Drive staan vaak verwijzingen naar bestanden van anderen. Die worden bij een export niet altijd meegenomen. Controleer bij de eigenaar of het origineel mee verhuist.

Hoe Binadit Workspace dit aanpakt

Binadit Workspace is mail met agenda en contacten op je eigen domein, webmail, Drive, Office in de browser op gewone .docx-, .xlsx- en .pptx-bestanden, en videovergaderen met Meet. Alles draait op eigen servers in Nederland, van een Nederlands bedrijf, onder Europees recht. De Cloud Act is niet van toepassing.

De Binadit Workspace Migration-app verhuist mail, agenda’s en contacten uit Google Workspace, account voor account. Bestanden uit Google Drive verhuist die app niet; daarbij helpen we je met kopiëren. Omdat mail via IMAP, CalDAV en CardDAV werkt, kan je team het mailprogramma blijven gebruiken dat het gewend is.

Je betaalt per mailbox naar grootte, vanaf € 2,95 per maand excl. btw en maandelijks opzegbaar, met één opslagpool voor Drive voor het hele bedrijf. Lees meer op de pagina over het alternatief voor Google Workspace of bekijk de prijzen.