Das klassische Outlook verschwindet: was das neue Outlook bedeutet

Viele Büros arbeiten seit zwanzig Jahren mit Outlook. Die Aufteilung mit Ordnern links, Nachrichten in der Mitte und Lesebereich rechts sitzt bei den Mitarbeitenden tief. Microsoft stellt die Nutzer jetzt Schritt für Schritt vom klassischen Outlook auf das neue Outlook um. Wer nur mit Microsoft 365 arbeitet, muss sich vor allem umgewöhnen. Wer seine E-Mail bei einem anderen Anbieter hat, für den ändert sich mehr.

Was sich mit dem neuen Outlook ändert

Das neue Outlook ähnelt eher der Webversion von Outlook als dem alten Programm. Schaltflächen, Menüs und Einstellungen liegen an anderen Stellen, und manches, was Sie aus der klassischen Version kennen, funktioniert anders oder noch gar nicht.

Wichtiger ist, was Sie nicht sehen. Fügen Sie im neuen Outlook für Windows ein Konto eines anderen Anbieters hinzu, etwa ein IMAP-Konto bei Ihrem Hoster, dann synchronisiert Outlook dieses Konto über die Cloud von Microsoft. Ihre E-Mails, Termine und Kontakte laufen also über Microsoft, auch wenn Ihr Mailserver in Europa steht. Das klassische Outlook sprach direkt mit Ihrem eigenen Mailserver.

Außerdem baut Microsoft Copilot ein. Diese KI-Funktionen laufen in der Cloud von Microsoft. Bitten Sie Copilot, eine E-Mail zusammenzufassen oder eine Antwort zu schreiben, geht der Inhalt dieser E-Mail an Microsoft.

Wen das betrifft

Nicht jeder muss sich Sorgen machen. Arbeitet Ihr Unternehmen bereits vollständig mit Microsoft 365, liegen Ihre E-Mails ohnehin bei Microsoft, und in diesem Punkt ändert sich wenig.

Anders sieht es aus, wenn:

• Sie Ihre E-Mails bewusst nicht bei Microsoft haben, zum Beispiel bei einem europäischen Anbieter;
• Sie in einer Branche arbeiten, in der Vertraulichkeit schwer wiegt, etwa Gesundheitswesen, Rechtsberatung, Notariat, Steuerberatung oder Verwaltung;
• Sie mit Kundendaten arbeiten und erklären können müssen, wohin diese gehen.

Dann wollen Sie wissen, ob Ihr E-Mail-Programm Ihre Nachrichten über eine US-Cloud leitet. Warum diese Abhängigkeit zählt, lesen Sie in weniger abhängig von US-Technologie.

Die Alternativen im Überblick

Es gibt gute E-Mail-Programme, die direkt mit Ihrem eigenen Mailserver sprechen.

Thunderbird ist kostenlos, Open Source und läuft unter Windows, macOS und Linux. Es ist ein ausgereiftes Programm mit vielen Einstellungen und Erweiterungen. Die Aufteilung weicht von Outlook ab, die Mitarbeitenden brauchen also etwas Eingewöhnung.

Apple Mail ist auf jedem Mac, iPhone und iPad vorinstalliert und arbeitet gut mit IMAP. Es gibt es nur für Apple-Geräte, für ein Büro mit Windows-PCs ist es also keine Lösung.

eM Client ist ähnlich wie Outlook aufgebaut und unterstützt viele Kontoarten. Für die geschäftliche Nutzung brauchen Sie eine kostenpflichtige Lizenz.

Webmail braucht keine Installation und funktioniert auf jedem Computer. Wer den ganzen Tag in seinen E-Mails arbeitet, mit mehreren Konten und vielen Ordnern, empfindet ein eigenes Programm oft als schneller und übersichtlicher.

Was passt, hängt von Ihren Geräten und Ihren Mitarbeitenden ab. Ein Büro, das komplett mit Macs arbeitet, kommt mit Apple Mail gut zurecht. Wem kostenlos und Open Source am wichtigsten ist, der schaut sich Thunderbird an.

Northmail

Wir haben Northmail für Unternehmen entwickelt, die die vertraute Aufteilung des klassischen Outlook behalten möchten, ohne dass ihre E-Mails über eine US-Cloud laufen.

• Kostenlos, für macOS, Windows und Linux sowie für iPhone und iPad.
• Aufgebaut wie das klassische Outlook, die Mitarbeitenden müssen also wenig neu lernen.
• Funktioniert mit Binadit Workspace, Exchange, Gmail und jedem IMAP-Konto. Northmail spricht direkt mit Ihrem Mailserver.
• Ein KI-Assistent, Ask Northmail, der vollständig auf Ihrem eigenen Computer läuft. Er hilft beim Schreiben und Beantworten, überarbeitet einen Entwurf, plant einen Termin, fasst ein Gespräch zusammen und findet E-Mails wieder. Ihre E-Mails gehen dafür nicht an einen externen KI-Dienst.

Sie müssen also nicht zuerst den E-Mail-Anbieter wechseln, um umzusteigen. Northmail funktioniert auch neben Exchange, sodass Sie in Ihrem eigenen Tempo prüfen können, ob es Ihnen zusagt.

So steigen Sie um

1. Erfassen Sie, welche E-Mail-Konten Ihr Unternehmen nutzt und bei welchem Anbieter sie liegen.
2. Wählen Sie ein Programm, das zu Ihren Geräten und zur Arbeitsweise Ihrer Mitarbeitenden passt.
3. Testen Sie es zuerst mit ein oder zwei Kolleginnen oder Kollegen.
4. Führen Sie es danach im restlichen Team ein.

Mehr dazu auf der Seite über eine Outlook-Alternative, oder laden Sie Northmail herunter und probieren Sie es selbst aus.