La fin d'Outlook classique : ce que change le nouvel Outlook

Beaucoup de bureaux travaillent avec Outlook depuis vingt ans. La disposition, avec les dossiers à gauche, les messages au milieu et le volet de lecture à droite, est devenue un réflexe pour les équipes. Microsoft fait désormais passer les utilisateurs, étape par étape, d’Outlook classique au nouvel Outlook. Si vous travaillez uniquement avec Microsoft 365, il s’agit surtout de prendre de nouvelles habitudes. Si votre messagerie est hébergée ailleurs, les changements sont plus profonds.

Ce qui change avec le nouvel Outlook

Le nouvel Outlook ressemble davantage à la version web d’Outlook qu’à l’ancien logiciel. Les boutons, les menus et les paramètres ont changé de place, et une partie de ce que vous connaissiez dans la version classique fonctionne autrement ou n’est pas encore disponible.

Le plus important est ce que vous ne voyez pas. Si vous ajoutez au nouvel Outlook pour Windows un compte d’un autre fournisseur, par exemple un compte IMAP chez votre hébergeur, Outlook synchronise ce compte via le cloud de Microsoft. Vos e-mails, votre agenda et vos contacts passent donc par Microsoft, même si votre serveur de messagerie se trouve en Europe. Outlook classique communiquait directement avec votre propre serveur.

Microsoft intègre aussi Copilot. Ces fonctions d’IA tournent dans le cloud de Microsoft. Si vous demandez à Copilot de résumer un e-mail ou de rédiger une réponse, le contenu de cet e-mail part chez Microsoft.

Qui est concerné

Tout le monde n’a pas à s’inquiéter. Si votre entreprise fonctionne déjà entièrement sous Microsoft 365, vos e-mails sont déjà chez Microsoft et peu de choses changent sur ce point.

La situation est différente si :

• vous avez délibérément choisi de ne pas confier votre messagerie à Microsoft, par exemple au profit d’un fournisseur européen ;
• vous travaillez dans un secteur où la confidentialité pèse lourd, comme la santé, le droit, le notariat, l’expertise comptable ou le secteur public ;
• vous traitez des données de clients et devez pouvoir expliquer où elles vont.

Vous voudrez alors savoir si votre logiciel de messagerie fait transiter vos messages par un cloud américain. Pourquoi cette dépendance compte, nous l’expliquons dans moins dépendant des technologies américaines.

Les alternatives en bref

Il existe de bons logiciels de messagerie qui communiquent directement avec votre propre serveur.

Thunderbird est gratuit, open source et fonctionne sous Windows, macOS et Linux. C’est un logiciel mûr, avec de nombreux réglages et extensions. Sa disposition diffère de celle d’Outlook, il faut donc un temps d’adaptation.

Apple Mail est fourni avec chaque Mac, iPhone et iPad et fonctionne bien avec IMAP. Il n’existe que sur les appareils Apple, ce n’est donc pas une solution pour un bureau équipé de PC sous Windows.

eM Client reprend une disposition proche d’Outlook et prend en charge de nombreux types de comptes. Pour un usage professionnel, une licence payante est nécessaire.

Le webmail ne demande aucune installation et fonctionne sur n’importe quel ordinateur. Pour qui passe la journée dans sa messagerie, avec plusieurs comptes et de nombreux dossiers, un logiciel dédié paraît souvent plus rapide et plus clair.

Le bon choix dépend de vos appareils et de vos équipes. Un bureau entièrement sous Mac s’en sortira très bien avec Apple Mail. Si la gratuité et l’open source passent avant tout, regardez du côté de Thunderbird.

Northmail

Nous avons conçu Northmail pour les entreprises qui veulent garder la disposition familière d’Outlook classique, sans que leurs e-mails transitent par un cloud américain.

• Gratuit, pour macOS, Windows et Linux, ainsi que pour iPhone et iPad.
• Organisé comme Outlook classique : vos équipes ont peu de choses à réapprendre.
• Fonctionne avec Binadit Workspace, Exchange, Gmail et tout compte IMAP. Northmail communique directement avec votre serveur de messagerie.
• Un assistant IA, Ask Northmail, qui tourne entièrement sur votre propre ordinateur. Il vous aide à rédiger, répondre, retravailler un brouillon, planifier un rendez-vous, résumer une conversation et retrouver un e-mail. Vos e-mails ne partent pas pour cela vers un service d’IA externe.

Vous n’avez donc pas besoin de changer d’abord de fournisseur de messagerie pour passer à Northmail. Il fonctionne aussi avec Exchange, ce qui vous permet de vérifier à votre rythme s’il vous convient.

Comment changer

1. Faites la liste des comptes de messagerie de votre entreprise et de leurs fournisseurs.
2. Choisissez un logiciel adapté à vos appareils et à la façon de travailler de vos équipes.
3. Testez-le d’abord avec un ou deux collègues.
4. Déployez-le ensuite dans le reste de l’équipe.

Pour en savoir plus, consultez la page sur une alternative à Outlook ou téléchargez Northmail pour l’essayer vous-même.