Klassieke Outlook verdwijnt: wat de nieuwe Outlook betekent
Microsoft vervangt de klassieke Outlook door de nieuwe Outlook. Wat verandert er, voor wie maakt het uit en welke gratis alternatieven heb je?
Veel kantoren werken al twintig jaar met Outlook. De indeling met mappen links, berichten in het midden en een leesvenster rechts zit bij medewerkers in de vingers. Microsoft zet gebruikers nu stap voor stap over van de klassieke Outlook naar de nieuwe Outlook. Voor wie alleen met Microsoft 365 werkt, is dat vooral wennen. Voor wie mail bij een andere partij heeft, verandert er meer.
Wat er verandert met de nieuwe Outlook
De nieuwe Outlook lijkt meer op de webversie van Outlook dan op het oude programma. Knoppen, menu’s en instellingen staan op andere plekken, en een deel van wat je in de klassieke versie gewend was, werkt anders of nog niet.
Belangrijker is wat je niet ziet. Voeg je in de nieuwe Outlook voor Windows een account van een andere aanbieder toe, bijvoorbeeld een IMAP-account bij je eigen hostingpartij, dan synchroniseert Outlook dat account via de cloud van Microsoft. Je mail, agenda en contacten komen dan dus bij Microsoft terecht, ook als je mailserver in Nederland staat. In de klassieke Outlook praatte het programma rechtstreeks met je eigen mailserver.
Daarnaast bouwt Microsoft Copilot in. Die AI-functies draaien in de cloud van Microsoft. Vraag je Copilot een mail samen te vatten of een antwoord te schrijven, dan gaat de inhoud van die mail naar Microsoft.
Voor wie maakt dit uit
Niet iedereen hoeft zich zorgen te maken. Werkt je bedrijf al volledig met Microsoft 365, dan staat je mail al bij Microsoft en verandert er op dat punt weinig.
Het ligt anders als:
- je mail bewust niet bij Microsoft hebt, bijvoorbeeld bij een Nederlandse of Europese provider;
- je werkt in een sector waar vertrouwelijkheid zwaar weegt, zoals zorg, advocatuur, notariaat, accountancy of overheid;
- je met klantgegevens werkt waarvoor je moet kunnen uitleggen waar ze naartoe gaan.
Dan wil je weten of je mailprogramma je berichten via een Amerikaanse cloud laat lopen. Waarom die afhankelijkheid ertoe doet, lees je in minder afhankelijk van Amerikaanse technologie.
De alternatieven op een rij
Er zijn goede mailprogramma’s die rechtstreeks met je eigen mailserver praten.
Thunderbird is gratis, open source en draait op Windows, macOS en Linux. Het is een volwassen programma met veel instellingen en uitbreidingen. De indeling wijkt af van Outlook, dus medewerkers moeten even wennen.
Apple Mail zit standaard op elke Mac, iPhone en iPad en werkt prettig met IMAP. Het is er alleen voor Apple-apparaten, dus voor een kantoor met Windows-pc’s is het geen oplossing.
eM Client lijkt qua opzet op Outlook en ondersteunt veel soorten accounts. Voor zakelijk gebruik heb je een betaalde licentie nodig.
Webmail vraagt geen installatie en werkt op elke computer. Voor wie de hele dag in de mail zit, met meerdere accounts en veel mappen, voelt een los programma vaak sneller en overzichtelijker.
Welke past, hangt af van je apparaten en je medewerkers. Een kantoor dat volledig op Mac werkt, kan prima met Apple Mail. Wie gratis en open source belangrijk vindt, kijkt naar Thunderbird.
Northmail
Wij maakten Northmail voor bedrijven die de vertrouwde indeling van de klassieke Outlook willen houden, zonder dat hun mail via een Amerikaanse cloud loopt.
- Gratis, voor macOS, Windows en Linux, en voor iPhone en iPad.
- Ingedeeld zoals de klassieke Outlook, dus medewerkers hoeven weinig opnieuw te leren.
- Werkt met Binadit Workspace, Exchange, Gmail en elk IMAP-account. Northmail praat rechtstreeks met je mailserver.
- Een AI-assistent, Ask Northmail, die volledig op je eigen computer draait. Hij helpt met schrijven, beantwoorden, een concept herschrijven, een afspraak plannen, een gesprek samenvatten en mail terugvinden. Je mail gaat daarvoor niet naar een externe AI-dienst.
Je hoeft dus niet eerst van mailprovider te wisselen om over te stappen. Northmail werkt ook naast Exchange, zodat je in je eigen tempo kunt kijken of het bevalt.
Zo stap je over
- Kijk welke mailaccounts je bedrijf gebruikt en bij welke aanbieder ze staan.
- Kies een programma dat past bij je apparaten en bij hoe je medewerkers werken.
- Probeer het eerst met een of twee collega’s.
- Rol het daarna uit naar de rest van het team.
Lees meer op de pagina over een alternatief voor Outlook of download Northmail en probeer het zelf.