Outlook clásico desaparece: lo que significa el nuevo Outlook

Muchas oficinas llevan veinte años trabajando con Outlook. La disposición, con las carpetas a la izquierda, los mensajes en el centro y el panel de lectura a la derecha, la tiene interiorizada todo el equipo. Microsoft está pasando ahora a los usuarios, paso a paso, de Outlook clásico al nuevo Outlook. Si usted solo trabaja con Microsoft 365, se trata sobre todo de acostumbrarse. Si su correo está en otro proveedor, cambian más cosas.

Qué cambia con el nuevo Outlook

El nuevo Outlook se parece más a la versión web de Outlook que al programa de siempre. Los botones, los menús y los ajustes están en otros sitios, y parte de lo que conocía de la versión clásica funciona de otra manera o todavía no está disponible.

Lo más importante es lo que no se ve. Si añade al nuevo Outlook para Windows una cuenta de otro proveedor, por ejemplo una cuenta IMAP de su empresa de alojamiento, Outlook sincroniza esa cuenta a través de la nube de Microsoft. Su correo, su calendario y sus contactos pasan entonces por Microsoft, aunque su servidor de correo esté en Europa. Outlook clásico se comunicaba directamente con su propio servidor.

Además, Microsoft está integrando Copilot. Esas funciones de IA se ejecutan en la nube de Microsoft. Si le pide a Copilot que resuma un correo o que redacte una respuesta, el contenido de ese correo va a Microsoft.

A quién le afecta

No todo el mundo tiene motivos para preocuparse. Si su empresa ya trabaja por completo con Microsoft 365, su correo ya está en Microsoft y en ese aspecto cambia poco.

La situación es distinta si:

• ha decidido conscientemente no tener su correo en Microsoft, por ejemplo con un proveedor europeo;
• trabaja en un sector en el que la confidencialidad pesa mucho, como la sanidad, la abogacía, las notarías, la asesoría contable o la administración pública;
• trata datos de clientes y debe poder explicar adónde van.

En ese caso querrá saber si su programa de correo hace pasar sus mensajes por una nube estadounidense. Por qué importa esa dependencia lo explicamos en menos dependencia de la tecnología estadounidense.

Las alternativas, de un vistazo

Hay buenos programas de correo que se comunican directamente con su propio servidor.

Thunderbird es gratuito, de código abierto y funciona en Windows, macOS y Linux. Es un programa maduro, con muchos ajustes y complementos. Su disposición es distinta de la de Outlook, así que el equipo necesitará un tiempo para adaptarse.

Apple Mail viene incluido en todos los Mac, iPhone e iPad y funciona bien con IMAP. Solo está disponible para dispositivos de Apple, por lo que no sirve para una oficina con PC con Windows.

eM Client tiene una disposición parecida a la de Outlook y admite muchos tipos de cuenta. Para uso profesional necesita una licencia de pago.

El webmail no requiere instalación y funciona en cualquier ordenador. Para quien pasa el día entero en el correo, con varias cuentas y muchas carpetas, un programa propio suele resultar más rápido y ordenado.

Cuál le conviene depende de sus dispositivos y de su equipo. Una oficina que trabaja solo con Mac puede arreglarse muy bien con Apple Mail. Si lo gratuito y el código abierto son lo más importante, fíjese en Thunderbird.

Northmail

Creamos Northmail para las empresas que quieren conservar la disposición conocida de Outlook clásico sin que su correo pase por una nube estadounidense.

• Gratuito, para macOS, Windows y Linux, y también para iPhone e iPad.
• Organizado como Outlook clásico, así que el equipo tiene poco que volver a aprender.
• Funciona con Binadit Workspace, Exchange, Gmail y cualquier cuenta IMAP. Northmail se comunica directamente con su servidor de correo.
• Un asistente de IA, Ask Northmail, que se ejecuta por completo en su propio ordenador. Le ayuda a redactar, responder, revisar un borrador, planificar una cita, resumir una conversación y encontrar correos. Para ello, su correo no se envía a ningún servicio de IA externo.

Por tanto, no necesita cambiar antes de proveedor de correo para dar el paso. Northmail también funciona junto a Exchange, de modo que puede comprobar a su ritmo si le convence.

Cómo hacer el cambio

1. Haga una lista de las cuentas de correo de su empresa y de los proveedores donde están.
2. Elija un programa que se adapte a sus dispositivos y a la forma de trabajar de su equipo.
3. Pruébelo primero con uno o dos compañeros.
4. Después, extiéndalo al resto del equipo.

Encontrará más información en la página sobre una alternativa a Outlook, o puede descargar Northmail y probarlo usted mismo.