Weg bij Microsoft 365 zonder dat je team het maandag merkt

Wie overweegt om Microsoft 365 te verlaten, denkt meestal eerst aan mail. Maar mail is zelden het probleem. Het zit in de gewoontes en koppelingen die in de loop der jaren zijn gegroeid. Wie die vooraf in kaart brengt, kan overstappen zonder dat collega’s op maandagochtend vastlopen.

Wat je echt aan Microsoft bindt

Loop deze lijst na en schrijf per punt op hoe zwaar het bij jullie weegt:

• Outlook-gewoontes. Mensen zijn gewend aan een mappenlijst links, een leesvenster en een agenda in hetzelfde programma. Dat is een gewoonte, geen technische afhankelijkheid. Elk mailprogramma met dezelfde indeling vangt het grootste deel op.
• Gedeelde mailboxen. info@, facturen@, support@. Die zijn belangrijk, want daar komt werk binnen. Zet ze apart op je lijst.
• OneDrive en SharePoint. Bestanden zijn makkelijk te kopiëren. Lastiger zijn de rechten per map en de links die mensen in mails en documenten hebben gezet.
• Teams. Vergaderen is snel vervangen. De chatgeschiedenis is het lastige deel, daarover hieronder meer.
• Excel met zware macro’s. Hier zit vaak echte bedrijfslogica in, en die werkt niet altijd hetzelfde in een ander programma.
• Inloggen met Microsoft bij andere apps. Veel bedrijven gebruiken Entra ID om in te loggen bij boekhouding, CRM of HR-software. Als dat account verdwijnt, kan niemand daar meer in. Dit punt wordt het vaakst vergeten.

In de praktijk blijken de laatste twee het zwaarst te wegen. De rest is vooral planning.

En de EU Data Boundary dan?

Microsoft heeft met de EU Data Boundary toegezegd klantgegevens van Europese klanten in de EU op te slaan en te verwerken. Dat is een echte verbetering. Het verandert alleen niets aan de eigenaar: Microsoft blijft een Amerikaans bedrijf en valt onder de Amerikaanse Cloud Act. Een Amerikaanse overheid kan Microsoft dus nog steeds verplichten gegevens af te geven, ook als die in Europa staan. Waar dat juridisch om draait, lees je in ons stuk over doorgifte buiten de EER.

Een volgorde die werkt

1. Inventariseer. Wie heeft welke mailbox, welke gedeelde mailboxen bestaan er, welke apps gebruiken inloggen met Microsoft, welke Excel-bestanden hebben macro’s die niet mogen breken.
2. Kijk naar je licenties. Controleer wanneer je abonnement afloopt en of het per maand of per jaar loopt. Houd de licenties aan tot de verhuizing klaar is, zodat je oude mailboxen nog een paar weken kunt raadplegen.
3. Regel eerst de inlog bij andere apps. Geef elke app die via Entra ID inlogt een eigen account of een andere inlogmethode, vóór je iets uitzet.
4. Bepaal wat er met elke gedeelde mailbox gebeurt. Wordt het een eigen mailbox, een doorsturing, of kan hij weg? Spreek af wie hem beheert.
5. Verhuis mail, agenda’s en contacten. Verlaag een paar dagen vooraf de TTL van je DNS-records. Zet het MX-record op vrijdagmiddag om, verhuis in het weekend en laat maandag iedereen inloggen in de nieuwe omgeving.
6. Kopieer de bestanden. Neem de mapstructuur en de rechten over en vertel collega’s dat oude OneDrive-links niet meer werken.
7. Laat de Teams-chats achter. Chatgeschiedenis wordt meestal niet gemigreerd. Exporteer wat je moet bewaren en spreek een startdatum af voor de nieuwe chat.

Desktop Office mag blijven staan als dat nodig is. Word en Excel openen gewoon bestanden van elke opslag.

Wat je van Microsoft kunt houden

Je hoeft niet alles in één keer op te geven. Heeft de financiële afdeling een Excel-model met macro’s dat niemand durft aan te raken, houd dan voor die paar mensen een losse Office-licentie. Microsoft doet sommige dingen ook gewoon goed: samen tegelijk werken in de desktopversie van Word, Power BI voor rapportages en Dynamics als je daar je bedrijfsprocessen in hebt. Als die echt onmisbaar zijn, is een gemengde situatie prima. Het doel is dat je dagelijkse mail, bestanden en gesprekken niet meer bij een Amerikaanse leverancier liggen.

Waar Binadit past

Binadit Workspace vangt het dagelijkse deel op: mail met agenda en contacten op je eigen domein, Drive, Office in de browser op gewone .docx- en .xlsx-bestanden, Meet en de chat Conserio. Alles draait op servers in Nederland, van een Nederlands bedrijf, dus de Cloud Act is niet van toepassing. Het hele overzicht staat op de pagina over een alternatief voor Microsoft 365, of de pagina over Teams vervangen.

De Binadit Workspace Migration-app verhuist mail, agenda’s en contacten per account uit Microsoft 365. Bestanden uit OneDrive en SharePoint verhuist die app niet; daarbij helpen we je met kopiëren. Voor wie aan Outlook gehecht is, is er Northmail: een gratis mailprogramma met de indeling van het klassieke Outlook, voor macOS, Windows, Linux, iPhone en iPad. Meer daarover op de pagina Outlook-alternatief. Dan ziet maandagochtend er vooral hetzelfde uit.