De fiscale bewaarplicht uitgelegd voor een digitale administratie

Bijna elk bedrijf bewaart zijn administratie tegenwoordig digitaal. Facturen komen als pdf binnen, contracten worden digitaal getekend en bankafschriften staan in een map op de server of in de cloud. Dat is handig, maar het verandert niets aan de wettelijke bewaarplicht. Die blijft gewoon gelden, en een digitale map raak je makkelijker kwijt dan een archiefkast.

In dit stuk lees je wat de bewaarplicht inhoudt, wat eronder valt en hoe je hem in de praktijk regelt. Dit is geen juridisch advies. Leg je situatie altijd voor aan je accountant of belastingadviseur.

Hoe lang je moet bewaren

De hoofdregel is zeven jaar. Die staat op twee plekken in de wet:

• artikel 52 lid 4 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR), voor de Belastingdienst;
• artikel 2:10 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek, voor rechtspersonen zoals een bv.

Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn. Volgens artikel 34a van de Wet op de omzetbelasting 1968 bewaar je die negen jaar na het jaar waarin je het pand voor het eerst in gebruik nam. Dat gaat bijvoorbeeld over de aankoop, verbouwing of verhuur van een bedrijfspand, omdat de btw daarop jaren later nog kan worden herzien.

Wat telt als administratie

Administratie is meer dan de boekhouding zelf. Het gaat om alle stukken waaruit je rechten en verplichtingen blijken en waarmee je je aangiften kunt onderbouwen. Denk aan:

• verkoop- en inkoopfacturen;
• bankafschriften en kasoverzichten;
• contracten, offertes en opdrachtbevestigingen;
• loonadministratie;
• mails die bij de administratie horen, zoals een mail waarin een prijsafspraak of een opdracht staat.

Vooral dat laatste wordt vaak vergeten. Een afspraak die alleen in iemands mailbox staat, is wel onderdeel van je administratie.

Digitaal bewaren mag

Je mag je administratie digitaal bewaren, ook als het origineel op papier binnenkwam. De voorwaarde is dat de gegevens volledig, leesbaar en ongewijzigd blijven gedurende de hele termijn. Je moet ze bij een controle ook binnen redelijke tijd kunnen laten zien. Een scan of pdf in een map die iedereen kan overschrijven of weggooien, is daarom minder sterk dan het lijkt.

Waar het in de praktijk misgaat

De wet is zelden het probleem. Het gaat meestal mis op een gewone dinsdag:

• iemand ruimt een map op en verwijdert per ongeluk de facturen van vier jaar geleden;
• een laptop gaat kapot, en daarop stond de enige kopie van de contracten;
• een oud cloudaccount wordt opgezegd omdat niemand het meer gebruikte, en de bestanden gaan mee;
• de mailbox van een vertrokken medewerker wordt verwijderd, met daarin afspraken met klanten.

In al die gevallen voldeed de bewaarplek op zich, maar ontbrak het aan afspraken en bescherming. Waar de server staat, maakt daarbij weinig uit; daarover schreven we eerder in een Europese server is niet genoeg.

Een praktische checklist

1. Eén plek. Bewaar de administratie op één afgesproken plek, niet verspreid over laptops, mailboxen en losse accounts.
2. Een termijn per map. Leg per map vast hoe lang de inhoud bewaard moet worden: zeven jaar voor de gewone administratie, negen jaar voor stukken over onroerend goed.
3. Bescherming tegen verwijderen. Zorg dat stukken binnen de termijn niet definitief verdwijnen als iemand op verwijderen klikt.
4. Kunnen laten zien wat je bewaarde. Houd bij welke stukken er zijn en sinds wanneer, zodat je dat aan je accountant of de Belastingdienst kunt tonen.
5. Exporteren voordat je overstapt. Haal alles op en controleer het voordat je een leverancier opzegt of een medewerker vertrekt.

Veel van deze punten kun je ook met afspraken en een goede back-up regelen. Software helpt vooral om te voorkomen dat een vergissing gevolgen heeft.

Hoe Binadit Drive hierbij helpt

In Binadit Drive kun je per teammap documentbeheer aanzetten. Je stelt dan een bewaartermijn in van 1 tot 30 jaar. Bestanden kun je binnen die termijn nog wel verwijderen, maar ze worden pas definitief gewist als de termijn voorbij is, na bevestiging via een lijst. Met een legal hold zet je een map, bestand of hele teammap vast, met een reden erbij. En je kunt een ondertekend bewaarrapport maken dat je accountant kan controleren. Wie vanuit SharePoint komt, vindt meer op onze pagina over een alternatief voor SharePoint.

Dat helpt bij de bewaarplicht, maar neemt hem niet over. Als je je abonnement opzegt, wordt alles verwijderd, ook wat onder een bewaartermijn valt. De bewaarplicht blijft bij je bedrijf liggen, dus exporteer je administratie altijd voordat je opzegt. En vraag je accountant welke termijnen voor jouw bedrijf gelden.