Recevoir en sécurité les fichiers confidentiels de vos clients

Beaucoup d’entreprises demandent à leurs clients des documents qu’on préfère ne pas laisser traîner : une copie de pièce d’identité, des fiches de paie pour un prêt, un dossier médical, un contrat signé. On réfléchit beaucoup à l’envoi de fichiers. Bien moins à leur réception, alors que c’est justement là qu’arrivent les données les plus sensibles.

Voici les solutions habituelles, ce qu’elles font bien et où elles montrent leurs limites.

Les pièces jointes par e-mail

L’e-mail est le plus simple, puisque tout le monde en a un. Mais il pose trois problèmes connus.

• La taille. Les scans et les photos deviennent vite trop lourds, et le client se met à découper ses fichiers ou à chercher un autre service.
• Pas de chiffrement de bout en bout. Une pièce jointe passe de serveur de messagerie en serveur de messagerie et reste lisible sur ces serveurs, en chemin comme à l’arrivée.
• Des copies partout. Ensuite, la pièce jointe se trouve dans les éléments envoyés du client, dans votre boîte de réception, souvent dans une boîte partagée et dans les sauvegardes. Savoir où traîne encore une copie de pièce d’identité devient une enquête.

Les services de transfert comme WeTransfer

WeTransfer est une entreprise européenne basée à Amsterdam, rapide et simple pour un transfert ponctuel. Pour les gros fichiers, c’est bien plus agréable que l’e-mail.

Le service est toutefois conçu surtout pour envoyer des fichiers, pas pour en recevoir. Le client doit savoir lui-même quel service utiliser et à quelle adresse envoyer, et les fichiers restent un temps sur les systèmes d’un tiers. Pour des photos de vacances, aucun souci. Pour un dossier contenant un numéro de sécurité sociale et des données de santé, vous préférez décider vous-même où il atterrit.

Un dossier partagé avec lien de dépôt

De nombreux services de stockage permettent de partager un dossier dans lequel d’autres peuvent déposer des fichiers. Cela règle la question de la taille, et les fichiers arrivent directement dans votre environnement. Vérifiez cependant quelques points : le lien reste-t-il actif ensuite, la personne qui dépose voit-elle les fichiers des autres, et qui fait le ménage dans le dossier ? En pratique, un lien de dépôt oublié est une porte ouverte.

Une page de dépôt dédiée

La quatrième option est une page à votre propre adresse, uniquement destinée à recevoir des fichiers. Le client l’ouvre, choisit ses fichiers et les envoie, sans compte ni application. Bien configurée, c’est la voie la plus sûre, car recevoir est son seul but et ses réglages sont pensés pour cela.

Une courte liste de contrôle

Quelle que soit la solution choisie, vérifiez ces points :

1. Pas de compte pour l’expéditeur. Chaque obstacle supplémentaire renvoie le client vers l’e-mail classique.
2. Chiffrement avant l’envoi. De préférence dans le navigateur de l’expéditeur, pour que les fichiers soient illisibles en transit et sur le serveur.
3. Le bon collègue les reçoit. Pas une boîte générale que tout le monde consulte, mais la personne qui traite le dossier.
4. Suppression automatique. Fixez au bout de combien de jours un fichier doit disparaître, et laissez cela se faire tout seul.
5. Une traçabilité. Qui a déposé quoi et quand, et qui l’a récupéré.
6. Des données dans l’UE. De préférence chez un prestataire qui n’est pas soumis à des lois étrangères comme le Cloud Act américain.

Le RGPD en bref

Deux principes de l’article 5 du RGPD s’appliquent directement. Avec la minimisation des données, vous ne demandez que ce dont vous avez réellement besoin : parfois, une copie de pièce d’identité avec le numéro masqué suffit. Avec la limitation de la conservation, vous ne gardez pas les données plus longtemps que nécessaire. Une pièce jointe qui reste des années dans cinq boîtes mail s’y prête mal. Si des fichiers partent vers un service hors de l’EEE, lisez aussi ce que dit le RGPD sur les transferts.

Ce que vous devez conserver après réception a sa place dans votre dossier ou votre gestion documentaire. Le canal de réception, lui, doit se vider.

Comment Binadit Receive s’en charge

Binadit Receive est une telle page de dépôt à votre propre adresse. Les clients vous transmettent des fichiers sans compte ni application. Les fichiers et leurs noms sont chiffrés dans le navigateur de l’expéditeur avant de partir, le bon collègue les reçoit, et après une durée de conservation de 1 à 30 jours ils sont supprimés. Tout fonctionne sur des serveurs aux Pays-Bas, chez une entreprise néerlandaise. Receive est inclus avec Binadit Drive, où vous rangez les documents que vous devez conserver. Si vous utilisez aujourd’hui WeTransfer ou Cryptshare, découvrez aussi l’alternative européenne à WeTransfer.