Vertrauliche Dateien von Kunden sicher empfangen

Viele Unternehmen bitten ihre Kunden um Unterlagen, die man nicht gern herumliegen lässt: eine Ausweiskopie, Gehaltsabrechnungen für eine Finanzierung, eine Krankenakte, einen unterschriebenen Vertrag. Über das Versenden von Dateien wird viel nachgedacht. Über das Empfangen deutlich weniger, obwohl gerade dort die sensibelsten Daten ankommen.

Hier die üblichen Wege, was sie gut können und wo sie an Grenzen stoßen.

Anhänge per E-Mail

E-Mail ist am einfachsten, denn jeder hat sie. Es gibt aber drei bekannte Probleme.

• Größe. Scans und Fotos werden schnell zu groß. Dann teilt der Kunde Dateien auf oder sucht sich einen anderen Dienst.
• Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Ein Anhang wandert von Mailserver zu Mailserver und liegt unterwegs und am Ziel lesbar auf diesen Servern.
• Kopien überall. Danach steckt der Anhang im Postausgang des Kunden, in Ihrem Posteingang, oft in einem gemeinsamen Postfach und in Backups. Wer wissen will, wo eine Ausweiskopie noch liegt, muss suchen.

Übertragungsdienste wie WeTransfer

WeTransfer ist ein europäisches Unternehmen aus Amsterdam und für eine einmalige Übertragung schnell und einfach. Bei großen Dateien ist es deutlich angenehmer als E-Mail.

Gemacht ist es aber vor allem zum Versenden, nicht zum Empfangen. Der Kunde muss selbst wissen, welchen Dienst er nutzt und an welche Adresse es geht, und die Dateien liegen eine Zeit lang auf den Systemen eines anderen Anbieters. Für Urlaubsfotos ist das kein Thema. Bei einer Akte mit Steuer-ID und Gesundheitsdaten möchten Sie lieber selbst bestimmen, wo sie landet.

Ein geteilter Ordner mit Upload-Link

Viele Speicherdienste erlauben es, einen Ordner freizugeben, in den andere hochladen können. Das löst das Größenproblem, und die Dateien landen direkt in Ihrer Umgebung. Prüfen Sie aber ein paar Dinge: Bleibt der Link danach aktiv, sieht der Hochladende auch die Dateien anderer, und wer räumt den Ordner auf? Ein vergessener Upload-Link ist in der Praxis eine offene Tür.

Eine eigene Upload-Seite

Die vierte Möglichkeit ist eine Seite unter Ihrer eigenen Adresse, die nur dem Empfang von Dateien dient. Der Kunde öffnet sie, wählt Dateien aus und sendet sie ab, ohne Konto und ohne App. Richtig eingerichtet ist das der sicherste Weg, weil Empfangen hier der einzige Zweck ist und die Einstellungen darauf ausgelegt sind.

Eine kurze Checkliste

Egal, wofür Sie sich entscheiden, prüfen Sie diese Punkte:

1. Kein Konto für den Absender. Jede zusätzliche Hürde treibt den Kunden zurück zur normalen E-Mail.
2. Verschlüsselung vor dem Hochladen. Am besten schon im Browser des Absenders, damit die Dateien unterwegs und auf dem Server nicht lesbar sind.
3. Die richtige Kollegin oder der richtige Kollege erhält sie. Nicht ein allgemeines Postfach, in das alle schauen, sondern die Person, die den Vorgang bearbeitet.
4. Automatisches Löschen. Legen Sie fest, nach wie vielen Tagen eine Datei weg muss, und lassen Sie das von selbst geschehen.
5. Ein Protokoll. Wer hat wann was geliefert, und wer hat es abgeholt.
6. Daten in der EU. Am besten bei einem Anbieter, der keinen ausländischen Gesetzen wie dem US Cloud Act unterliegt.

Die DSGVO in Kürze

Zwei Grundsätze aus Artikel 5 DSGVO sind hier direkt relevant. Nach der Datenminimierung fragen Sie nur an, was Sie wirklich brauchen: Manchmal genügt eine Ausweiskopie mit geschwärzten Nummern. Nach der Speicherbegrenzung bewahren Sie Daten nicht länger auf als nötig. Ein Anhang, der jahrelang in fünf Postfächern liegt, passt dazu schlecht. Gehen Dateien an einen Dienst außerhalb des EWR, lesen Sie auch, was die DSGVO zu Übermittlungen sagt.

Was Sie nach dem Empfang aufbewahren müssen, gehört in Ihre Akte oder Ihr Dokumentenmanagement. Der Empfangskanal selbst sollte sich wieder leeren.

So löst Binadit Receive das

Binadit Receive ist eine solche Upload-Seite unter Ihrer eigenen Adresse. Kunden liefern Dateien ohne Konto oder App. Dateien und Dateinamen werden im Browser des Absenders verschlüsselt, bevor sie ihn verlassen, die richtige Person im Team erhält sie, und nach einer Aufbewahrungsfrist von 1 bis 30 Tagen werden sie gelöscht. Alles läuft auf Servern in den Niederlanden, bei einem niederländischen Unternehmen. Receive ist in Binadit Drive enthalten, wo Sie die Unterlagen ablegen, die Sie behalten müssen. Nutzen Sie heute WeTransfer oder Cryptshare, sehen Sie sich auch die europäische Alternative zu WeTransfer an.