Vertrouwelijke bestanden van klanten veilig ontvangen
Kopie ID, loonstroken, medische stukken: hoe krijg je die veilig binnen? Mail, WeTransfer, een gedeelde map en een uploadpagina eerlijk vergeleken.
Veel bedrijven vragen hun klanten om stukken die je liever niet rond laat slingeren: een kopie van een identiteitsbewijs, loonstroken voor een hypotheek, een medisch dossier, een getekend contract. Over het versturen van bestanden wordt veel nagedacht. Over het ontvangen veel minder, terwijl juist daar de gevoeligste gegevens binnenkomen.
Hieronder de gebruikelijke manieren, wat ze goed doen en waar ze tekortschieten.
Bijlagen per mail
Mail is het makkelijkst, want iedereen heeft het. Maar er zijn drie bekende problemen.
- Grootte. Scans en foto’s worden al snel te groot, waarna de klant gaat knippen of een andere dienst zoekt.
- Geen versleuteling van begin tot eind. Een bijlage reist van mailserver naar mailserver en ligt onderweg en bij aankomst gewoon leesbaar op die servers.
- Kopieën overal. De bijlage staat daarna in de verzonden items van de klant, in jouw inbox, vaak in een gedeelde mailbox en in back-ups. Wie wil weten waar een kopie ID nog staat, heeft een zoektocht.
Overdrachtsdiensten zoals WeTransfer
WeTransfer is een Europees bedrijf uit Amsterdam en werkt snel en eenvoudig voor een eenmalige overdracht. Voor grote bestanden is het een stuk prettiger dan mail.
Het is wel vooral gemaakt om bestanden te versturen, niet om ze te ontvangen. De klant moet zelf weten welke dienst hij gebruikt en naar welk adres het gaat, en de bestanden staan tijdelijk op systemen van een andere partij. Voor vakantiefoto’s is dat geen punt. Voor een dossier met BSN en medische gegevens wil je liever zelf bepalen waar het terechtkomt.
Een gedeelde map met uploadlink
Veel opslagdiensten laten je een map delen waarin anderen kunnen uploaden. Dat lost het probleem van de grootte op en de bestanden komen direct in jouw omgeving. Let wel op een paar dingen: blijft de link na afloop actief, kan de uploader ook zien wat anderen hebben geüpload, en wie ruimt de map op? Een vergeten uploadlink is in de praktijk een open deur.
Een vaste innamepagina
De vierde optie is een pagina op je eigen adres die alleen bedoeld is om bestanden te ontvangen. De klant opent de pagina, kiest bestanden en verstuurt ze, zonder account of app. Goed ingericht is dit de veiligste route, omdat ontvangen hier het enige doel is en de instellingen daarop zijn afgestemd.
Een korte checklist
Welke oplossing je ook kiest, loop deze punten na:
- Geen account voor de afzender. Hoe meer drempels, hoe sneller de klant terugvalt op gewone mail.
- Versleuteling vóór het uploaden. Bij voorkeur al in de browser van de afzender, zodat de bestanden onderweg en op de server niet leesbaar zijn.
- De juiste collega ontvangt het. Niet een algemene inbox waar iedereen in kan kijken, maar de persoon die het dossier behandelt.
- Automatisch verwijderen. Leg vast na hoeveel dagen een bestand weg moet, en laat dat vanzelf gebeuren.
- Een spoor van wat er gebeurde. Wie heeft wat wanneer aangeleverd en wie heeft het opgehaald.
- Gegevens in de EU. Bij voorkeur bij een partij die niet onder buitenlandse wetgeving zoals de Amerikaanse Cloud Act valt.
De AVG in het kort
Twee principes uit artikel 5 van de AVG zijn hier direct van belang. Bij minimale gegevensverwerking vraag je alleen wat je echt nodig hebt: soms volstaat een kopie ID met afgeschermd BSN. Bij opslagbeperking bewaar je gegevens niet langer dan nodig. Een bijlage die jaren in vijf mailboxen staat, past daar slecht bij. Gaan de bestanden naar een dienst buiten de EER, lees dan ook wat de AVG zegt over doorgifte.
Wat je na ontvangst wel moet bewaren, zet je in je dossier of documentbeheer. Het ontvangstkanaal zelf hoort leeg te lopen.
Hoe Binadit Receive dit oplost
Binadit Receive is zo’n innamepagina op je eigen adres. Klanten leveren bestanden aan zonder account of app. Bestanden en bestandsnamen worden in de browser van de afzender versleuteld voordat ze vertrekken, de juiste collega krijgt ze, en na een bewaartermijn van 1 tot 30 dagen worden ze verwijderd. Alles staat op servers in Nederland, bij een Nederlands bedrijf. Receive zit bij Binadit Drive, waar je de stukken bewaart die je wel moet houden. Gebruik je nu WeTransfer of Cryptshare, bekijk dan ook het Europese alternatief voor WeTransfer.