Cómo recibir archivos confidenciales de clientes de forma segura

Muchas empresas piden a sus clientes documentos que es mejor no dejar por ahí: una copia del DNI, nóminas para una hipoteca, un historial médico, un contrato firmado. Se piensa mucho en cómo enviar archivos. Mucho menos en cómo recibirlos, aunque es justo ahí donde llegan los datos más sensibles.

Estas son las opciones habituales, lo que hacen bien y dónde se quedan cortas.

Adjuntos por correo electrónico

El correo es lo más fácil, porque todo el mundo lo tiene. Pero tiene tres problemas conocidos.

• El tamaño. Los escaneos y las fotos enseguida pesan demasiado, y el cliente empieza a dividir archivos o a buscar otro servicio.
• Sin cifrado de extremo a extremo. Un adjunto pasa de servidor de correo en servidor de correo y queda legible en esos servidores, por el camino y al llegar.
• Copias por todas partes. Después, el adjunto está en los enviados del cliente, en tu bandeja de entrada, a menudo en un buzón compartido y en las copias de seguridad. Averiguar dónde sigue una copia del DNI se convierte en una búsqueda.

Servicios de transferencia como WeTransfer

WeTransfer es una empresa europea con sede en Ámsterdam, rápida y sencilla para un envío puntual. Con archivos grandes es mucho más cómoda que el correo.

Eso sí, está pensada sobre todo para enviar archivos, no para recibirlos. El cliente tiene que saber qué servicio usar y a qué dirección enviarlo, y los archivos pasan un tiempo en los sistemas de otra empresa. Para fotos de vacaciones no importa. Para un expediente con número de identificación y datos de salud, prefieres decidir tú dónde termina.

Una carpeta compartida con enlace de subida

Muchos servicios de almacenamiento permiten compartir una carpeta en la que otros pueden subir archivos. Eso resuelve el problema del tamaño, y los archivos llegan directamente a tu entorno. Comprueba, eso sí, algunas cosas: si el enlace sigue activo después, si quien sube puede ver lo que han subido otros y quién limpia la carpeta. En la práctica, un enlace de subida olvidado es una puerta abierta.

Una página de entrega propia

La cuarta opción es una página en tu propia dirección que solo sirve para recibir archivos. El cliente la abre, elige los archivos y los envía, sin cuenta ni aplicación. Bien configurada, es la vía más segura, porque recibir es su único propósito y sus ajustes están pensados para ello.

Una lista de comprobación breve

Elijas lo que elijas, revisa estos puntos:

1. Sin cuenta para el remitente. Cada obstáculo de más empuja al cliente de vuelta al correo normal.
2. Cifrado antes de subir. Preferiblemente en el navegador del remitente, para que los archivos no sean legibles en tránsito ni en el servidor.
3. Lo recibe el compañero adecuado. No un buzón general en el que mira todo el mundo, sino la persona que lleva el expediente.
4. Borrado automático. Decide a los cuántos días debe desaparecer un archivo y deja que ocurra solo.
5. Un registro de actividad. Quién entregó qué y cuándo, y quién lo recogió.
6. Datos en la UE. Preferiblemente con un proveedor que no esté sujeto a leyes extranjeras como la Cloud Act estadounidense.

El RGPD en pocas palabras

Dos principios del artículo 5 del RGPD se aplican directamente. Con la minimización de datos solo pides lo que de verdad necesitas: a veces basta una copia del DNI con el número tapado. Con la limitación del plazo de conservación no guardas los datos más tiempo del necesario. Un adjunto que pasa años en cinco buzones encaja mal con eso. Si los archivos van a un servicio fuera del EEE, lee también lo que dice el RGPD sobre las transferencias.

Lo que sí tengas que conservar tras recibirlo va a tu expediente o a tu gestión documental. El canal de entrada debería vaciarse.

Cómo lo resuelve Binadit Receive

Binadit Receive es una página de entrega así, en tu propia dirección. Los clientes te entregan archivos sin cuenta ni aplicación. Los archivos y sus nombres se cifran en el navegador del remitente antes de salir, los recibe el compañero adecuado y, tras un plazo de conservación de 1 a 30 días, se eliminan. Todo funciona en servidores en los Países Bajos, de una empresa neerlandesa. Receive viene incluido con Binadit Drive, donde guardas los documentos que sí debes conservar. Si ahora usas WeTransfer o Cryptshare, echa también un vistazo a la alternativa europea a WeTransfer.