Dejar Microsoft 365 sin que tu equipo lo note el lunes

Cuando una empresa se plantea dejar Microsoft 365, lo primero que viene a la cabeza es el correo. Pero el correo rara vez es el problema. Lo difícil son los hábitos y las conexiones que han ido creciendo con los años. Si los identificas antes, puedes cambiar sin que tus compañeros se queden bloqueados el lunes por la mañana.

Qué te ata de verdad a Microsoft

Repasa esta lista y anota cuánto pesa cada punto en tu caso:

• Los hábitos de Outlook. La gente está acostumbrada a una lista de carpetas a la izquierda, un panel de lectura y un calendario en el mismo programa. Es un hábito, no una dependencia técnica. Cualquier programa de correo con la misma disposición resuelve casi todo.
• Los buzones compartidos. info@, facturas@, soporte@. Importan, porque ahí entra el trabajo. Ponlos en una lista aparte.
• OneDrive y SharePoint. Los archivos se copian fácilmente. Lo complicado son los permisos por carpeta y los enlaces que la gente ha pegado en correos y documentos.
• Teams. Las reuniones se sustituyen rápido. El historial de chat es la parte delicada, más sobre eso abajo.
• Excel con muchas macros. Aquí suele estar la lógica real del negocio, y no siempre funciona igual en otro programa.
• Iniciar sesión con Microsoft en otras aplicaciones. Muchas empresas usan Entra ID para entrar en la contabilidad, el CRM o el software de recursos humanos. Si esa cuenta desaparece, nadie puede entrar. Es el punto que más se olvida.

En la práctica, los dos últimos son los que más pesan. El resto es sobre todo planificación.

¿Y la EU Data Boundary?

Con la EU Data Boundary, Microsoft se ha comprometido a almacenar y procesar los datos de sus clientes europeos dentro de la UE. Es una mejora real. Pero no cambia quién es el dueño: Microsoft sigue siendo una empresa estadounidense y está sujeta a la Cloud Act. Las autoridades de EE. UU. pueden seguir obligando a Microsoft a entregar datos, aunque estén guardados en Europa. Para el contexto legal, lee nuestro artículo sobre transferencias fuera del EEE.

Un orden que funciona

1. Haz inventario. Quién tiene qué buzón, qué buzones compartidos existen, qué aplicaciones usan el inicio de sesión de Microsoft y qué archivos de Excel tienen macros que no pueden fallar.
2. Revisa tus licencias. Mira cuándo termina tu suscripción y si es mensual o anual. Mantén las licencias hasta que acabe la migración, para poder consultar los buzones antiguos unas semanas más.
3. Resuelve primero el acceso a otras aplicaciones. Da a cada aplicación que entra con Entra ID su propia cuenta u otro método de acceso antes de apagar nada.
4. Decide qué pasa con cada buzón compartido. ¿Se convierte en un buzón propio, en un reenvío o se puede eliminar? Acordad quién se encarga de él.
5. Migra correo, calendarios y contactos. Baja el TTL de tus registros DNS unos días antes. Cambia el registro MX el viernes por la tarde, migra durante el fin de semana y que el lunes todo el mundo entre en el nuevo entorno.
6. Copia los archivos. Conserva la estructura de carpetas y los permisos, y avisa al equipo de que los enlaces antiguos de OneDrive dejarán de funcionar.
7. Deja atrás los chats de Teams. El historial de chat normalmente no se migra. Exporta lo que tengas que guardar y fija una fecha de inicio para el nuevo chat.

Office de escritorio puede quedarse instalado si hace falta. Word y Excel abren archivos de cualquier almacenamiento.

Qué puedes conservar de Microsoft

No tienes que renunciar a todo de golpe. Si el departamento financiero tiene un modelo de Excel con macros que nadie se atreve a tocar, mantén una licencia de Office suelta para esas pocas personas. Además, Microsoft hace algunas cosas bien: la edición simultánea en Word de escritorio, Power BI para informes y Dynamics si tus procesos de negocio dependen de él. Si de verdad son imprescindibles, una situación mixta está bien. El objetivo es que tu correo, tus archivos y tus conversaciones del día a día dejen de estar en manos de un proveedor estadounidense.

Dónde encaja Binadit

Binadit Workspace cubre el día a día: correo con calendario y contactos en tu propio dominio, Drive, Office en el navegador sobre archivos .docx y .xlsx normales, Meet y el chat Conserio. Todo funciona en servidores en los Países Bajos, de una empresa neerlandesa, así que la Cloud Act no se aplica. Tienes la visión completa en la página sobre una alternativa a Microsoft 365, y otra página dedicada a sustituir Teams.

La aplicación Binadit Workspace Migration traslada correo, calendarios y contactos desde Microsoft 365, cuenta por cuenta. No traslada archivos de OneDrive ni SharePoint; te ayudamos a copiarlos. Para quien está acostumbrado a Outlook existe Northmail: un programa de correo gratuito con la disposición del Outlook clásico, para macOS, Windows, Linux, iPhone y iPad. Más información en la página de alternativa a Outlook. Así, el lunes por la mañana se parece mucho a cualquier otro.