Microsoft 365 verlassen, ohne dass Ihr Team es am Montag merkt

Wer über einen Abschied von Microsoft 365 nachdenkt, denkt meist zuerst an E-Mail. Doch E-Mail ist selten das Problem. Schwierig sind die Gewohnheiten und Verknüpfungen, die über die Jahre gewachsen sind. Wer sie vorher erfasst, kann wechseln, ohne dass Kolleginnen und Kollegen am Montagmorgen festsitzen.

Was Sie wirklich an Microsoft bindet

Gehen Sie diese Liste durch und notieren Sie, wie stark jeder Punkt bei Ihnen ins Gewicht fällt:

• Outlook-Gewohnheiten. Man ist an eine Ordnerliste links, einen Lesebereich und einen Kalender im selben Programm gewöhnt. Das ist eine Gewohnheit, keine technische Abhängigkeit. Jedes Mailprogramm mit demselben Aufbau fängt das meiste davon auf.
• Freigegebene Postfächer. info@, rechnungen@, support@. Die sind wichtig, denn dort kommt Arbeit an. Führen Sie sie gesondert auf.
• OneDrive und SharePoint. Dateien lassen sich leicht kopieren. Schwieriger sind die Berechtigungen pro Ordner und die Links, die in Mails und Dokumenten stehen.
• Teams. Besprechungen sind schnell ersetzt. Der Chatverlauf ist der heikle Teil, dazu unten mehr.
• Excel mit umfangreichen Makros. Hier steckt oft echte Geschäftslogik, und die verhält sich in einem anderen Programm nicht immer gleich.
• Anmeldung mit Microsoft bei anderen Anwendungen. Viele Unternehmen melden sich über Entra ID bei Buchhaltung, CRM oder Personalsoftware an. Verschwindet dieses Konto, kommt niemand mehr hinein. Dieser Punkt wird am häufigsten vergessen.

In der Praxis wiegen die letzten beiden am schwersten. Der Rest ist vor allem Planung.

Und die EU Data Boundary?

Mit der EU Data Boundary hat Microsoft zugesagt, Daten europäischer Kunden in der EU zu speichern und zu verarbeiten. Das ist eine echte Verbesserung. An der Eigentümerschaft ändert es aber nichts: Microsoft bleibt ein amerikanisches Unternehmen und unterliegt dem US Cloud Act. US-Behörden können Microsoft also weiterhin zur Herausgabe von Daten verpflichten, auch wenn diese in Europa liegen. Den rechtlichen Hintergrund finden Sie in unserem Beitrag über Übermittlungen außerhalb des EWR.

Eine Reihenfolge, die funktioniert

1. Bestandsaufnahme. Wer hat welches Postfach, welche freigegebenen Postfächer gibt es, welche Anwendungen nutzen die Microsoft-Anmeldung, welche Excel-Dateien enthalten Makros, die nicht brechen dürfen.
2. Lizenzen prüfen. Sehen Sie nach, wann Ihr Abonnement endet und ob es monatlich oder jährlich läuft. Behalten Sie die Lizenzen, bis der Umzug abgeschlossen ist, damit die alten Postfächer noch einige Wochen einsehbar bleiben.
3. Zuerst die Anmeldung bei anderen Anwendungen regeln. Geben Sie jeder Anwendung, die über Entra ID anmeldet, ein eigenes Konto oder eine andere Anmeldemethode, bevor Sie etwas abschalten.
4. Für jedes freigegebene Postfach entscheiden. Wird es ein eigenes Postfach, eine Weiterleitung, oder kann es weg? Legen Sie fest, wer es betreut.
5. Mail, Kalender und Kontakte umziehen. Senken Sie einige Tage vorher die TTL Ihrer DNS-Einträge. Stellen Sie den MX-Eintrag am Freitagnachmittag um, ziehen Sie am Wochenende um und lassen Sie am Montag alle in der neuen Umgebung anmelden.
6. Dateien kopieren. Übernehmen Sie Ordnerstruktur und Berechtigungen und sagen Sie dem Team, dass alte OneDrive-Links nicht mehr funktionieren.
7. Teams-Chats zurücklassen. Chatverläufe werden in der Regel nicht migriert. Exportieren Sie, was Sie aufbewahren müssen, und vereinbaren Sie einen Starttermin für den neuen Chat.

Desktop-Office darf bei Bedarf installiert bleiben. Word und Excel öffnen Dateien aus jedem Speicher.

Was Sie von Microsoft behalten können

Sie müssen nicht alles auf einmal aufgeben. Hat die Buchhaltung ein Excel-Modell mit Makros, das niemand anzufassen wagt, behalten Sie für diese wenigen Personen eine einzelne Office-Lizenz. Manches macht Microsoft auch schlicht gut: gleichzeitiges Bearbeiten in Word auf dem Desktop, Power BI für Auswertungen und Dynamics, wenn Ihre Geschäftsprozesse darauf laufen. Sind diese wirklich unverzichtbar, ist eine gemischte Lösung in Ordnung. Ziel ist, dass Ihre täglichen Mails, Dateien und Gespräche nicht mehr bei einem amerikanischen Anbieter liegen.

Wo Binadit passt

Binadit Workspace deckt den Alltag ab: Mail mit Kalender und Kontakten auf Ihrer eigenen Domain, Drive, Office im Browser mit gewöhnlichen .docx- und .xlsx-Dateien, Meet und den Chat Conserio. Alles läuft auf Servern in den Niederlanden, betrieben von einem niederländischen Unternehmen, der Cloud Act gilt also nicht. Den Überblick finden Sie auf der Seite über eine Alternative zu Microsoft 365, dazu eine eigene Seite über den Ersatz für Teams.

Die App Binadit Workspace Migration zieht Mail, Kalender und Kontakte Konto für Konto aus Microsoft 365 um. Dateien aus OneDrive und SharePoint überträgt sie nicht; beim Kopieren helfen wir Ihnen. Wer an Outlook hängt, kann Northmail nutzen: ein kostenloses Mailprogramm im Aufbau des klassischen Outlook, für macOS, Windows, Linux, iPhone und iPad. Mehr dazu auf der Seite Outlook-Alternative. So sieht der Montagmorgen fast aus wie immer.