La obligación de conservación neerlandesa para archivos digitales

Casi todas las empresas guardan hoy su documentación en formato digital. Las facturas llegan en PDF, los contratos se firman en línea y los extractos bancarios están en una carpeta del servidor o de la nube. Es cómodo, pero no cambia en nada la obligación legal de conservación. Sigue vigente, y una carpeta digital se pierde con más facilidad que un archivador.

Este artículo trata de la obligación de conservación neerlandesa, la fiscale bewaarplicht. Se aplica a las empresas que tributan en los Países Bajos; en España y en otros países rigen normas y plazos propios. Explicamos qué abarca y cómo organizarla en el día a día. No es asesoramiento jurídico. Consulta siempre tu caso con tu asesor fiscal o contable.

Cuánto tiempo hay que conservar

La regla general es de siete años. Figura en dos lugares de la ley neerlandesa:

• el artículo 52, apartado 4, de la Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR, la ley general tributaria neerlandesa), frente a la administración tributaria;
• el artículo 2:10, apartado 3, del Burgerlijk Wetboek (el Código Civil neerlandés), para personas jurídicas como una bv.

Los datos sobre bienes inmuebles tienen un plazo más largo. Según el artículo 34a de la Wet op de omzetbelasting 1968, la ley neerlandesa del IVA, se conservan nueve años después del año en que el inmueble se utilizó por primera vez. Esto afecta, por ejemplo, a la compra, la reforma o el alquiler de un local de negocio, porque el IVA correspondiente todavía puede regularizarse años después.

Qué forma parte de la documentación

La documentación es más que la contabilidad en sí. Incluye todos los documentos que muestran tus derechos y obligaciones y que respaldan tus declaraciones, por ejemplo:

• facturas emitidas y recibidas;
• extractos bancarios y registros de caja;
• contratos, presupuestos y confirmaciones de pedido;
• documentación de nóminas;
• correos que forman parte de la documentación, como un correo que confirma un precio o un encargo.

Esto último se olvida a menudo. Un acuerdo que solo está en el buzón de una persona forma parte igualmente de tu documentación.

Guardar en formato digital está permitido

Puedes conservar tu documentación en formato digital, aunque el original llegara en papel. La condición es que los datos sigan completos, legibles y sin modificar durante todo el plazo. En una inspección también tienes que poder presentarlos en un tiempo razonable. Un escaneo o un PDF en una carpeta que cualquiera puede sobrescribir o borrar es, por tanto, menos sólido de lo que parece.

Dónde falla en la práctica

La ley rara vez es el problema. Lo habitual es que algo falle un martes cualquiera:

• alguien ordena una carpeta y borra por error las facturas de hace cuatro años;
• un portátil se estropea y tenía la única copia de los contratos;
• se cancela una cuenta antigua en la nube porque ya nadie la usaba, y los archivos desaparecen con ella;
• se elimina el buzón de un antiguo empleado, junto con los acuerdos con clientes.

En todos los casos el lugar de almacenamiento era válido, pero faltaban acuerdos y protección. Dónde esté el servidor importa poco aquí; lo explicamos en un servidor europeo no basta.

Una lista de comprobación práctica

1. Un solo lugar. Guarda la documentación en un lugar acordado, no repartida entre portátiles, buzones y cuentas sueltas.
2. Un plazo por carpeta. Indica para cada carpeta cuánto tiempo debe conservarse su contenido: siete años para la contabilidad habitual, nueve años para los documentos sobre inmuebles.
3. Protección contra el borrado. Asegúrate de que los documentos no desaparezcan definitivamente dentro del plazo cuando alguien pulsa borrar.
4. Poder demostrar qué se conservó. Registra qué documentos hay y desde cuándo, para poder mostrarlo a tu asesor o a la administración tributaria.
5. Exportar antes de cambiar. Recupera y revisa todo antes de dar de baja a un proveedor o de que un empleado se marche.

Muchos de estos puntos se resuelven con acuerdos claros y una buena copia de seguridad. El software sirve sobre todo para que un error no tenga consecuencias.

Cómo ayuda Binadit Drive

En Binadit Drive puedes activar la gestión documental por carpeta de equipo. Después fijas un plazo de conservación de 1 a 30 años. Los archivos se pueden seguir borrando dentro de ese plazo, pero solo se eliminan definitivamente cuando el plazo ha terminado, tras confirmarlo en una lista. Con una retención legal (legal hold) bloqueas una carpeta, un archivo o una carpeta de equipo entera, indicando el motivo. Y puedes generar un informe de conservación firmado que tu asesor puede verificar. Si vienes de SharePoint, consulta nuestra página sobre una alternativa a SharePoint.

Esto ayuda con la obligación de conservación, pero no la asume por ti. Si cancelas tu suscripción, se borra todo, también los archivos sujetos a un plazo de conservación. La obligación sigue siendo de tu empresa, así que exporta siempre tu documentación antes de cancelar. Y pregunta a tu asesor qué plazos se aplican a tu empresa.