Zakelijke chat kiezen: Slack, Teams of een Europees alternatief

Voor veel teams is chat het belangrijkste werkgereedschap geworden, belangrijker dan mail. Vragen, afspraken, besluiten en bestanden lopen er de hele dag doorheen. Juist daarom loont het om bewust te kiezen, in plaats van het pakket te nemen dat toevallig al in een abonnement zat.

Wat een team echt nodig heeft

Bijna elke chatdienst kan berichten versturen. Het verschil zit in de basis die je elke dag gebruikt:

• Kanalen per team, project of klant, zodat gesprekken niet door elkaar lopen.
• Threads, zodat een discussie onder één bericht blijft en het kanaal leesbaar blijft.
• Zoeken dat snel is en ook oude gesprekken vindt. Chat wordt een archief van besluiten; zonder goede zoekfunctie ben je dat kwijt.
• Bellen vanuit een gesprek, zonder eerst een aparte vergaderlink te maken.
• Bestanden die je deelt zonder dat er overal losse kopieën ontstaan.

Wie deze vijf goed heeft, heeft voor de meeste bedrijven genoeg. Extra functies zijn mooi, maar vergelijk eerst hierop.

De verborgen kosten van prijs per persoon

Slack rekent per actieve gebruiker, Teams zit in Microsoft 365 en wordt in de EER ook los verkocht. Prijs per persoon voelt eerlijk als je klein bent, maar telt op naarmate je groeit. Elke nieuwe collega, stagiair of tijdelijke kracht kost een extra licentie. Het gevolg zie je in veel bedrijven: mensen die maar af en toe meelezen krijgen geen account, en de informatie bereikt ze dan via doorgestuurde schermafbeeldingen of mail.

Gratis plannen hebben een andere valkuil. Bij Slack toont het gratis plan alleen recente geschiedenis. Dat merk je pas als je een afspraak van maanden geleden terug wilt zoeken. Wat begon als gratis proberen, wordt zo een reden om te betalen, of je raakt kennis kwijt.

Reken dus niet alleen met je team van vandaag, maar met het team over twee jaar, inclusief de mensen die alleen af en toe meekijken.

Waar staan je gesprekken

In chat staat veel meer dan je denkt: klantnamen, prijsafspraken, personeelszaken, wachtwoorden die iemand even snel deelde. Vraag dus waar die gegevens staan en wie erbij kan. Slack is van Salesforce, Teams van Microsoft, allebei Amerikaanse bedrijven. Een serverlocatie in Europa zegt dan niet alles, zoals we uitleggen in een Europese server is niet genoeg. Let ook op back-ups, beheer en ondersteuning.

Koppelingen en bots

Hier is Slack sterk, en dat mag gezegd worden. De app-directory is groot, en veel diensten bieden een Slack-koppeling als eerste. Teams is logisch als je diep in Microsoft 365 zit: het werkt nauw samen met Outlook, SharePoint en OneDrive. Maak voordat je kiest een lijst van de koppelingen die je echt gebruikt. Vaak zijn dat er minder dan je denkt: een melding uit je monitoring, een formulier, een eigen script.

Chatten met andere bedrijven

Werk je veel samen met klanten of partners, dan wil je soms een gedeeld kanaal. Slack Connect doet dat goed, mits de andere partij ook Slack gebruikt. Kijk bij elk alternatief hoe het met externe mensen omgaat: gastaccounts, gedeelde kanalen, of één app waarin je in meerdere bedrijven zit.

Checklist voor je keuze

1. Schrijf op hoeveel mensen nu en over twee jaar toegang nodig hebben, ook incidentele gebruikers.
2. Bereken de kosten voor die groei, niet alleen voor vandaag.
3. Controleer hoe lang de geschiedenis bewaard en doorzoekbaar blijft.
4. Vraag waar de gegevens staan en onder welk recht de leverancier valt.
5. Maak een lijst van koppelingen en bots die je echt gebruikt, en test ze.
6. Kijk hoe bellen en bestanden werken: ingebouwd of via een andere dienst.
7. Bepaal hoe je met klanten en partners wilt chatten.

Waar Conserio past

Wij maken zelf Conserio, de chat in Binadit Workspace. Het heeft kanalen, privéberichten, threads en direct zoeken. Je belt via Meet en deelt bestanden uit Drive, zonder tweede kopie. Je logt in met je Binadit-mailaccount en kunt meerdere bedrijven in één app hebben. Conserio heeft één prijs per bedrijf in plaats van per persoon, en is gratis met zes maanden geschiedenis. Dankzij een Slack-compatibele API blijven bestaande bots werken met een nieuw adres en token. Alles draait op servers in Nederland, van een Nederlands bedrijf.

Meer vergelijken? Lees ons alternatief voor Slack of alternatief voor Teams.